NetSuite | Ajouter la messagerie aux scénarios

La messagerie peut être automatisée en utilisant la fonctionnalité SuiteFlow de NetSuite pour créer et exécuter des scénarios. Les messages sont déclenchés par la création d'un enregistrement SMS Workflow Job dans le scénario. Les messages automatisés et les réponses associées sont directement liés aux enregistrements NetSuite correspondants. 

Pour envoyer des messages via SuiteFlow, vous devrez d'abord :

1. Activer les enregistrements clients pour les scénarios

2. Créer un enregistrement d'identifiant d'API de scénario

Directives et assistance pour les scénarios NetSuite

Pour obtenir des conseils ou de l'aide sur la création, la gestion ou le dépannage des scénarios, consultez ces ressources NetSuite :

• Présentation de SuiteFlow
• Créer votre premier scénario
• Utilisation des scénarios
• Administration des scénarios
• Référence et exemples SuiteFlow
• Test et dépannage des scénarios
• Exemples de scénarios

Types d'enregistrements pris en charge

Pour les types d'enregistrements pris en charge de manière native, consultez nos types d'enregistrements pris en charge.

Si vous utilisez un type d'enregistrement non standard, vous devrez suivre les étapes de configuration avancée de scénario ci-dessous et mapper le champ OPT-IN Workflow SMS.

Configuration du scénario

Pour ajouter la messagerie à des scénarios existants :

1. Assurez-vous qu'un modèle lié au type d'enregistrement d'origine est créé pour définir le contenu du message. Par exemple, lors de l'envoi à partir d'une commande client, le modèle utilisé doit faire référence au type d'enregistrement de commande client.
2. Dans la barre de navigation supérieure, survolez l'onglet Sinch SMS.
3. Survolez Configuration du scénario, puis cliquez sur Liste de configuration des scénarios.

4. Cliquez sur le bouton + Nouveau scénario.

   

5. Vous pouvez utiliser la création assistée par IA ou la configuration manuelle Configuration pour créer la configuration du scénario en basculant entre les deux boutons.
   • Création assistée par IA

     • Saisissez des informations sur votre organisation ainsi que sur les produits et services que vous proposez. Cela aide l'IA à comprendre comment rédiger le message. Vous pouvez également inclure des indications sur le ton à employer. Ces informations seront enregistrées et mémorisées pour la prochaine fois que vous créerez une configuration de scénario avec l'IA.

       

     • Décrivez le SMS de scénario que vous souhaitez créer. Plus vous donnerez d'informations à l'IA, meilleurs seront les résultats. Cliquez sur le bouton Générer pour construire le scénario.

     • Sur l'écran suivant, vous pouvez ajuster le modèle et les autres configurations. Vous pouvez également cliquer sur Modifier le prompt de l'IA et l'IA réessayera.

       

   • Configuration manuelle : configurez les champs du scénario :
     • Nom : saisissez un nom descriptif pour la configuration du scénario, par exemple, Confirmation de commande client. Cela vous aide, vous et votre équipe, à identifier rapidement l'objectif du scénario.
     • Type d'enregistrement déclencheur du scénario : sélectionnez le type d'enregistrement NetSuite qui déclenchera ce scénario SMS lors de sa création ou de sa mise à jour, par exemple, Commande client, Facture, Client.
     • Champ de contact : choisissez le champ associé qui contient le destinataire du SMS. Par exemple, la sélection de « Client » garantit que le SMS sera envoyé au client lié à l'enregistrement choisi.
     • Modèle de message : sélectionnez le modèle de message à utiliser lorsque le scénario est déclenché. Après avoir effectué des mises à jour, vous devrez actualiser cette page.
     • (Facultatif) Champ du numéro de téléphone : spécifiez quel champ de l'enregistrement stocke le numéro de téléphone du destinataire, par exemple, Téléphone mobile. Cela garantit que le SMS est envoyé au bon numéro. Si l'enregistrement Client possède à la fois les champs Mobile et Téléphone, vous pouvez spécifier Mobile si c'est là que les numéros sont stockés. Vous pouvez ajouter des champs de téléphone personnalisés  s'ils ne s'affichent pas. Si ce champ n'est pas défini, les valeurs par défaut des préférences seront utilisées.

     • (Facultatif) Pièce jointe : choisissez un fichier à joindre au scénario.

       Remarque : les types de fichiers sont limités à .pdf, .png, .jpeg ou .gif.

     • (Facultatif) ID de l'expéditeur : choisissez l'ID de l'expéditeur qui apparaîtra en tant qu'expéditeur sur le téléphone du destinataire. Il peut s'agir d'un code court, d'un ID alphanumérique ou d'un numéro de téléphone en fonction de la configuration. Laissez ce champ vide pour utiliser l'ID d'expéditeur par défaut de votre compte.
     • (Facultatif) Description du scénario : fournissez une courte note interne sur ce que fait ce scénario, par exemple, « Envoie une notification par SMS confirmant les détails de la commande du client ». Cette description facilite la gestion de plusieurs scénarios par les administrateurs.

     • Cliquez sur Enregistrer le scénario pour finaliser et créer la configuration du scénario. Après l'enregistrement, un ID de configuration de scénario est généré, qui est requis pour connecter cette configuration à une action de scénario NetSuite.

       

6. Une fois les étapes de configuration définies, vous pouvez terminer la configuration du scénario avec l'assistant de scénario NetSuite. Cliquez sur le bouton Terminer votre scénario maintenant pour lancer l'assistant.

   

7. Ajoutez un état ou modifiez un état existant.
8. Configurez l'état en fonction des besoins du scénario.
9. Créez une nouvelle action de type Créer un enregistrement.
10. Dans la fenêtre d'action, configurez les sections Informations de base, Condition et Planification en fonction des besoins du scénario.
11. Configurez les Paramètres :
    • TYPE D'ENREGISTREMENT : définissez sur Sinch - SMS Workflow Job , qui relie le scénario NetSuite à l'intégration Sinch SMS.
    • CHAMP : définissez sur ID de l'enregistrement. Cela mappe l'ID d'enregistrement interne de NetSuite dans l'action du scénario. La formule {id} garantit que la bonne instance d'enregistrement est référencée lorsque le scénario s'exécute.
    • Configuration du scénario : sélectionnez le scénario à exécuter, par exemple Confirmation de commande client. Cela renvoie à la configuration du scénario que vous avez créée précédemment dans la configuration de l'interface utilisateur de configuration du scénario.
12. Cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration des paramètres afin que l'action du scénario soit prête à être exécutée.
13. Testez le scénario pour vous assurer qu'un message est envoyé avec succès.

Configuration avancée du scénario

Pour ajouter la messagerie à des scénarios existants (avancé) :

1. Assurez-vous qu'un modèle lié au type d'enregistrement d'origine est créé pour définir le contenu du message. Par exemple, lors de l'envoi à partir d'une commande client, le modèle utilisé doit faire référence au type d'enregistrement de commande client.

2. Ajoutez un état ou modifiez un état existant.

3. Configurez l'état en fonction des besoins du scénario.

4. Créez une nouvelle action de type Créer un enregistrement.

5. Dans la fenêtre d'action, configurez les sections Informations de base, Condition et Planification en fonction des besoins du scénario.

   Remarque : il est recommandé d'ajouter une condition d'action pour s'assurer que le champ de téléphone du destinataire prévu n'est pas vide. Cela évitera les échecs de message dus à une valeur nulle, par exemple, Client : Le téléphone n'est pas vide.

6. Définissez le champ Type d'enregistrement sur Sinch - SMS Workflow Job.

7. Définissez les champs et les valeurs de colonne suivants. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque*.

   Champ	Colonne	Valeur	Explication du champ
   ID de l'enregistrement*	Formule	{id}	Formule référençant l'ID de l'enregistrement d'origine qui a déclenché le scénario.
   Type d'enregistrement*	Texte	[nom du type d'enregistrement]	Nom du type d'enregistrement de l'enregistrement d'origine, par ex., salesorder.
   ID de l’entité*	Formule	{ [nom du champ] }	Formule référençant le champ contenant l'ID de l'enregistrement du destinataire, par exemple, {entity.id}
   Type d'entité*	Texte	[nom du type d'enregistrement]	Nom du type d'enregistrement du destinataire, par exemple, customer.
   Modèle de SMS*	Sélection	[modèle souhaité]	Le modèle utilisé pour remplir le contenu du message avec un type d'enregistrement correspondant à l'enregistrement d'origine.
   Téléphone de l'entité	Formule	{ [nom du champ] }	(Facultatif) Spécifiez le champ contenant le numéro de téléphone de destination souhaité, par exemple, {entity.mobilephone}. S'il n'est pas spécifié, le champ de téléphone préféré associé sera utilisé.
   ID de l'expéditeur	Sélection	[numéro d'envoi souhaité]	(Facultatif) Spécifiez l'ID de l'expéditeur (numéro de téléphone) à partir duquel le message sera envoyé.
   OPT-IN Workflow SMS	Formule	[champ d'opt-in]	Si vous envoyez des messages à un type d'enregistrement personnalisé, vous devez disposer d'une case à cocher d'opt-in pour les SMS et la mapper ici.

8. Enregistrez l'action.

9. Testez le scénario pour vous assurer qu'un message est envoyé avec succès.