NetSuite | Añadir mensajería a los flujos de trabajo

La mensajería se puede automatizar aprovechando la función SuiteFlow de NetSuite para crear y ejecutar flujos de trabajo. Los mensajes se activan creando un registro SMS Workflow Job dentro del flujo de trabajo. Los mensajes automatizados y las respuestas relacionadas se vinculan directamente con los registros de NetSuite correspondientes. 

Para enviar mensajes a través de SuiteFlow, primero tendrás que:

1. Habilitar los registros de cliente para los flujos de trabajo

2. Crear un registro de credencial de API de flujo de trabajo

Orientación y soporte para flujos de trabajo de NetSuite

Para obtener orientación o soporte sobre la creación, gestión o solución de problemas de flujos de trabajo, consulta estos recursos de NetSuite:

• Información general sobre SuiteFlow
• Creación de tu primer flujo de trabajo
• Trabajar con flujos de trabajo
• Administración de flujos de trabajo
• Referencia y ejemplos de SuiteFlow
• Prueba y solución de problemas de flujos de trabajo
• Ejemplos de flujos de trabajo

Tipos de registro compatibles

Para conocer los tipos de registro compatibles de forma predeterminada, consulta nuestros tipos de registro compatibles.

Si utilizas un tipo de registro no estándar, deberás seguir los pasos de configuración avanzada del flujo de trabajo que se indican a continuación y asignar el campo OPT-IN Workflow SMS.

Configuración del flujo de trabajo

Para añadir mensajería a flujos de trabajo existentes:

1. Asegúrate de que se ha creado una plantilla relacionada con el tipo de registro de origen para definir el contenido del mensaje; p. ej., al enviar desde un pedido de venta, la plantilla utilizada debe hacer referencia al tipo de registro del pedido de venta.
2. En la barra de navegación superior, pasa el ratón por encima de la pestaña de Sinch SMS.
3. Pasa el ratón por encima de Workflow Configuration (Configuración del flujo de trabajo) y luego haz clic en Workflow Configuration List (Lista de configuración del flujo de trabajo).

4. Haz clic en el botón + New Workflow (+ Nuevo flujo de trabajo).

   

5. Puedes usar la creación asistida por IA o la configuración manual para crear la configuración del flujo de trabajo alternando entre los dos botones.
   • Creación asistida por IA

     • Introduce algo de información sobre tu organización, así como sobre los productos y servicios que ofreces. Esto ayuda a la IA a entender cómo escribir el mensaje. También puedes incluir indicaciones sobre el tono de voz. Esta información se guardará y se recordará la próxima vez que crees una configuración de flujo de trabajo con IA.

       

     • Describe el SMS del flujo de trabajo que quieres crear. Cuanta más información le des a la IA, mejor funcionará. Haz clic en el botón Generar para crear el flujo de trabajo.

     • En la siguiente pantalla, puedes ajustar la plantilla y las otras configuraciones. También puedes hacer clic en Editar instrucción para la IA y la IA lo intentará de nuevo.

       

   • Configuración manual: configura los campos del flujo de trabajo:
     • Nombre: introduce un nombre descriptivo para la configuración del flujo de trabajo, p. ej., Confirmación de pedido de cliente. Esto os ayuda a ti y a tu equipo a identificar rápidamente el propósito del flujo de trabajo.
     • Tipo de registro de activación del flujo de trabajo: selecciona el tipo de registro de NetSuite que activará este flujo de trabajo de SMS cuando se cree o actualice, p. ej., Pedido de venta, Factura, Cliente.
     • Campo de contacto: elige qué campo relacionado contiene el destinatario del SMS. Por ejemplo, al seleccionar Cliente te aseguras de que el SMS se enviará al cliente vinculado al registro elegido.
     • Plantilla de mensaje: selecciona la plantilla de mensaje que se usará cuando se active el flujo de trabajo. Después de realizar las actualizaciones, deberás actualizar esta página.
     • (Opcional) Campo de número de teléfono: especifica qué campo del registro almacena el número de teléfono del destinatario, p. ej., Teléfono móvil. Esto garantiza que el SMS se envíe al número correcto. Si el registro de cliente tiene los campos Móvil y Teléfono, puedes especificar Móvil si es ahí donde se almacenan los números. Puedes añadir campos de teléfono personalizados si no se muestran. Si este campo no está configurado, se utilizarán los valores predeterminados de las preferencias.

     • (Opcional) Adjunto: elige un archivo para adjuntar al flujo de trabajo.

       Nota: El tipo de archivo está restringido a .pdf, .png, .jpeg o .gif.

     • (Opcional) ID del remitente: elige el ID del remitente que aparecerá como remitente en el teléfono del destinatario. Puede ser un código corto, un ID alfanumérico o un número de teléfono, según la configuración. Déjalo en blanco para usar el ID de remitente predeterminado de tu cuenta.
     • (Opcional) Descripción del flujo de trabajo: proporciona una breve nota interna sobre lo que hace este flujo de trabajo, p. ej., envía una notificación por SMS para confirmar los detalles del pedido del cliente. Esta descripción facilita a los administradores la gestión de múltiples flujos de trabajo más adelante.

     • Haz clic en Guardar flujo de trabajo para finalizar y crear la configuración del flujo de trabajo. Después de guardar, se genera un ID de configuración de flujo de trabajo, que es necesario para conectar esta configuración a una acción de flujo de trabajo de NetSuite.

       

6. Una vez completados los pasos de configuración, puedes terminar de configurar el flujo de trabajo con el asistente de flujos de trabajo de NetSuite. Haz clic en el botón Completar tu flujo de trabajo ahora para iniciar el asistente.

   

7. Añade un estado o edita un estado existente.
8. Configura el estado según las necesidades del flujo de trabajo.
9. Crea una nueva acción de tipo Create Record.
10. En la ventana de acción, configura las secciones Información básica, Condición y Programación según las necesidades del flujo de trabajo.
11. Configura los parámetros:
    • TIPO DE REGISTRO: establécelo en Sinch - SMS Workflow Job, que vincula el flujo de trabajo de NetSuite a la integración de Sinch SMS.
    • CAMPO: establécelo en ID de registro. Esto asigna el ID de registro interno de NetSuite a la acción del flujo de trabajo. La fórmula {id} garantiza que se haga referencia a la instancia de registro correcta cuando se ejecute el flujo de trabajo.
    • Configuración del flujo de trabajo: selecciona el flujo de trabajo que se debe ejecutar, p. ej., Confirmación de pedido de cliente. Esto enlaza con la configuración de flujo de trabajo que creaste anteriormente en la configuración de la IU de configuración del flujo de trabajo.
12. Haz clic en Guardar para confirmar la configuración de los parámetros y que la acción del flujo de trabajo esté lista para su ejecución.
13. Prueba el flujo de trabajo para asegurarte de que el mensaje se envía correctamente.

Configuración avanzada del flujo de trabajo

Para añadir mensajería a flujos de trabajo existentes (avanzado):

1. Asegúrate de que se ha creado una plantilla relacionada con el tipo de registro de origen para definir el contenido del mensaje; p. ej., al enviar desde un pedido de venta, la plantilla utilizada debe hacer referencia al tipo de registro del pedido de venta.

2. Añade un estado o edita un estado existente.

3. Configura el estado según las necesidades del flujo de trabajo.

4. Crea una nueva acción de tipo Create Record.

5. En la ventana de acción, configura las secciones Información básica, Condición y Programación según las necesidades del flujo de trabajo.

   Nota: es una buena práctica añadir una condición de acción para garantizar que el campo del teléfono del destinatario no esté vacío. Esto evitará fallos en el mensaje debido a un valor nulo, p. ej., Cliente: El teléfono no está vacío.

6. Establece el campo Tipo de registro en Sinch - SMS Workflow Job.

7. Establece los siguientes campos y valores de columna. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco*.

   Campo	Columna	Valor	Explicación del campo
   ID de registro*	Fórmula	{id}	Fórmula que hace referencia al ID del registro de origen que activó el flujo de trabajo.
   Tipo de registro*	Texto	[nombre del tipo de registro]	Nombre del tipo de registro del registro de origen, p. ej., salesorder.
   ID de entidad*	Fórmula	{ [nombre de campo] }	Fórmula que hace referencia al campo que contiene el ID del registro del destinatario, p. ej., {entity.id}
   Tipo de entidad*	Texto	[nombre del tipo de registro]	Nombre del tipo de registro del destinatario, p. ej., cliente.
   Plantilla de SMS*	Selección	[plantilla deseada]	La plantilla utilizada para rellenar el contenido del mensaje con un tipo de registro que coincida con el registro de origen.
   Teléfono de la entidad	Fórmula	{ [nombre de campo] }	(Opcional) Especifica el campo que contiene el número de teléfono de destino deseado, p. ej., {entity.mobilephone}. Si no se especifica, se utilizará el campo de teléfono preferido relacionado.
   ID del remitente	Selección	[número de envío deseado]	(Opcional) Especifica el ID de remitente (número de teléfono) desde el que se enviará el mensaje.
   OPT-IN Workflow SMS	Fórmula	[campo de opt-in]	Si vas a enviar a un tipo de registro personalizado, necesitarás tener un campo de casilla de verificación de suscripción voluntaria a SMS y asignarlo aquí.

8. Guarda la acción.

9. Prueba el flujo de trabajo para asegurarte de que el mensaje se envía correctamente.