NetSuite | Richtigen Datensatztyp in neuer Workflow-Konfiguration zuordnen

Wenn Nutzer einen SMS-Workflow in NetSuite mithilfe von Sinch SMS einrichten, müssen sie an drei verschiedenen Stellen denselben Datensatztyp (z. B. Interessent, Rechnung, Kunde) auswählen. Wenn diese nicht übereinstimmen, wird die SMS nicht versendet.

Workflow-Konfiguration

Um eine SMS automatisch aus NetSuite zu versenden, konfigurieren Sie drei Bildschirme:

1. Workflow-Konfiguration: Hier wählen Sie den Datensatztyp und die Nachrichtenvorlage (Sinch SMS-Seite) aus

2. NetSuite-Workflow: Hier richten Sie ein, wann der Workflow ausgeführt werden soll

3. Workflow-Aktion: Hier weisen Sie den Workflow an, einen SMS-Job zu erstellen

Der Datensatztyp muss bei allen drei identisch sein. Wenn Sie an einer Stelle "Interessent" auswählen, aber an einer anderen "Lead", erkennt das System die Abweichung und verhindert, dass die SMS versendet wird.

Leitfaden zur Workflow-Einrichtung

Schritt 1: Workflow-Konfiguration einrichten

1. Gehen Sie zu Sinch SMS > Neue Workflow-Konfiguration erstellen. Sie können entweder die KI-gestützte Erstellung oder die Manuelle Einrichtung verwenden.

2. Füllen Sie das Formular aus:

   • Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, z. B. Sample Workflow for PROSPECT.

     • Tipp: Notieren Sie sich genau den Namen, den Sie verwendet haben – Sie werden ihn in Schritt 3 (Workflow-Aktion hinzufügen) wieder benötigen.

   • Wählen Sie den Datensatztyp für den Workflow-Auslöser (Workflow trigger record type) – dies ist der Datensatztyp, der die SMS auslösen soll, z. B. Prospect.

   • Legen Sie das Kontaktfeld (Contact Field) so fest, dass es übereinstimmt, z. B. Prospect.

   • Wählen Sie eine Nachrichtenvorlage, z. B. Prospect - Enquiry.

   • Öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen und füllen Sie Folgendes aus:

     • Telefonnummernfeld (Phone Number Field) z. B. Mobile Phone

     • Absender-ID (Sender ID): Die Telefonnummer, von der die SMS stammt, z. B. +61412345678

     • Workflow-Beschreibung (optional)

     • Als Vertriebsmitarbeiter versenden (optional)

3. Klicken Sie auf Workflow speichern.

   

Schritt 2: NetSuite-Workflow erstellen

1. Gehen Sie zu Customization > Workflow > Workflows > New.

2. Füllen Sie den Abschnitt Basic Information aus:

   • Geben Sie dem Workflow einen Namen, z. B. WF Workflow Config - PROSPECT 

   • Datensatztyp (Record Type): Einige Datensatztypen in NetSuite sind unter einem übergeordneten Typ („Parent“) gruppiert:

     • z. B. sind Prospect, Lead und Customer alle unter Customer gruppiert.

     • Wenn Sie „Prospect“ möchten, müssen Sie zunächst Customer als Datensatztyp (Record Type) auswählen.

   • Untertypen (Sub Types): Nachdem Sie den übergeordneten Datensatztyp (Record Type) ausgewählt haben, wählen Sie den spezifischen Untertyp, der Ihrer Auswahl in Schritt 1 entspricht, z. B. wählen Sie Prospect aus der Liste.

     Hinweis: Der hier gewählte Untertyp muss mit dem Datensatztyp für den Workflow-Auslöser aus Schritt 1 (Workflow-Konfiguration einrichten) übereinstimmen. Ein Fehler an dieser Stelle ist die häufigste Ursache für fehlgeschlagene SMS-Zustellungen.

3. Wählen Sie im Abschnitt Initiation die Option Event Based (Ereignisbasiert).

4. Im Abschnitt Event Definition (Ereignisdefinition):

   • Aktivieren Sie ON VIEW OR UPDATE (oder welchen Auslöser auch immer Sie benötigen, um zu aktualisieren).

   • Auslösertyp (Trigger Type) z. B. Before Record Load

   • Setzen Sie Use auf Visual Builder

   

Nachschlagetabelle für Datensatztypen

Verwenden Sie diese Tabelle, um den korrekten Datensatztyp und Untertyp zu finden, die Sie im NetSuite-Workflow auswählen müssen, basierend auf Ihrer Auswahl in Schritt 1 (Workflow-Konfiguration einrichten).

Einige Datensatztypen sind in NetSuite gruppiert. Sie müssen zuerst den Gruppennamen auswählen und dann den spezifischen Typ:

• Customer, Lead und Prospect befinden sich alle in der Gruppe Customer.

• Estimate (angezeigt als „Estimate / Quote“), Invoice (Rechnung), Item Fulfillment und Sales Order befinden sich alle in der Gruppe Transaction.

Opportunity steht für sich allein – wählen Sie es einfach direkt aus.

Datensatztypen für Field Service Management werden angezeigt, nachdem das FSM-Bundle installiert wurde. Wählen Sie den passenden Field-Service-Datensatztyp für Ihren Anwendungsfall aus.

Wählen Sie für Contact (Kontakt), Employee, Partner, Support Case und Vendor denselben Namen wie für den Auslösertyp. Es ist kein Untertyp erforderlich.

Um diese Tabelle zu lesen, suchen Sie Ihren Datensatztyp in der ersten Spalte und verwenden Sie dann die zweite und dritte Spalte bei der Einrichtung des NetSuite-Workflows.

Schritt 3: Workflow-Aktion hinzufügen

Sobald der Workflow gespeichert ist, müssen Sie eine Aktion hinzufügen, die ihn anweist, einen SMS-Job zu erstellen.

Aktion einrichten

1. Fügen Sie innerhalb des Workflows eine neue Workflow Action hinzu und wählen Sie Create Record.

2. Stellen Sie sicher, dass der Workflow-Name oben mit Ihrem Workflow übereinstimmt, z. B. WF Workflow Config - PROSPECT. 

3. Setzen Sie State auf State 1 (oder den entsprechenden Status).

4. Setzen Sie Trigger On auf Entry.

Parameter einrichten

1. Setzen Sie den Datensatztyp (Record Type) auf Sinch - SMS Workflow Job.

2. Fügen Sie diese beiden Felder hinzu:

   Feld	Wert	Spalte
   Workflow-Konfiguration	Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Konfiguration aus, z. B. Sample Workflow for PROSPECT	SELECTION
   Record ID	{id}	FORMULA

3. Klicken Sie auf Speichern.

Checkliste

• In der Workflow-Konfiguration: Haben Sie den korrekten Datensatztyp festgelegt? z. B. Prospect

• In der Workflow-Konfiguration: Stimmt das Kontaktfeld überein? z. B. Prospect

• Im NetSuite-Workflow: Haben Sie den richtigen übergeordneten Datensatztyp ausgewählt? z. B. Customer für Prospect

• Im NetSuite-Workflow: Haben Sie den korrekten Untertyp ausgewählt? z. B. Prospect

• In der Workflow-Aktion: Ist der Datensatztyp auf Sinch - SMS Workflow Job eingestellt?

• In der Workflow-Aktion: Stimmt der Name der Workflow-Konfiguration exakt überein?

• In der Workflow-Aktion: Ist die Record ID auf {id} gesetzt?

Fehlerbehebung

Das System prüft automatisch auf Unstimmigkeiten, wenn ein Workflow ausgeführt wird. Wenn es ein Problem gibt, erstellt es ein Fehlerprotokoll, das Sie in NetSuite finden können.

„Workflow configuration record type mismatch“

Was das bedeutet: Der Datensatztyp in Ihrer Workflow-Konfiguration stimmt nicht mit dem Datensatztyp überein, der den Workflow ausgelöst hat.

Beispiel: Sie haben die Workflow-Konfiguration auf „Prospect“ eingestellt, aber der NetSuite-Workflow wird für „Lead“-Datensätze ausgeführt.

So beheben Sie das Problem:

1. Gehen Sie zu Sinch SMS > User Errors, um das Fehlerprotokoll zu finden.

2. Öffnen Sie die verknüpfte Workflow-Konfiguration und überprüfen Sie den Datensatztyp für den Workflow-Auslöser.

3. Öffnen Sie den NetSuite-Workflow und überprüfen Sie den Record Type und Sub Type.

4. Verwenden Sie die Nachschlagetabelle oben, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen.

5. Aktualisieren Sie den jeweils falschen.

„SMS template record type mismatch“

Was das bedeutet: Die von Ihnen ausgewählte Nachrichtenvorlage ist für einen anderen Datensatztyp eingerichtet als Ihre Workflow-Konfiguration.

Beispiel: Ihre Workflow-Konfiguration ist auf „Prospect“ eingestellt, aber die Nachrichtenvorlage ist für „Customer“-Datensätze eingerichtet.

So beheben Sie das Problem:

1. Gehen Sie zu Sinch SMS > User Errors, um das Fehlerprotokoll zu finden.

2. Öffnen Sie die Workflow-Konfiguration und notieren Sie sich den Datensatztyp für den Workflow-Auslöser.

3. Öffnen Sie die Nachrichtenvorlage und überprüfen Sie ihren Datensatztyp.

4. Ändern Sie entweder die Vorlage so, dass sie übereinstimmt, oder wählen Sie eine andere Vorlage aus, die den richtigen Datensatztyp verwendet.

Wie das System auf Fehler prüft

Wenn ein Workflow ausgeführt wird:

1. Das System prüft: Stimmt der Datensatztyp der Workflow-Konfiguration mit dem tatsächlichen Datensatz überein, der den Workflow ausgelöst hat?
   • ❌ Nein  → Protokolliert den Fehler „record type mismatch“ → SMS wird NICHT versendet
   • ✅ Ja → Geht zur nächsten Prüfung über
2. Das System prüft: Stimmt der Datensatztyp der Nachrichtenvorlage mit dem Datensatztyp der Workflow-Konfiguration überein?
   • ❌ Nein  → Protokolliert den Fehler „template mismatch“ → SMS wird NICHT versendet
   • ✅ Ja → SMS wird erfolgreich versendet

Workflow wird ausgeführt, aber keine SMS und kein Fehlerprotokoll

Was das bedeutet: Die Workflow-Aktion ist wahrscheinlich nicht richtig eingerichtet.

So beheben Sie das Problem:

1. Öffnen Sie die Workflow-Aktion und überprüfen Sie, ob der Datensatztyp (Record Type) auf Sinch - SMS Workflow Job eingestellt ist.

2. Überprüfen Sie, ob das Feld Workflow-Konfiguration den korrekten Namen aus Schritt 1 enthält.

3. Überprüfen Sie, ob das Feld Record ID die Formel {id} verwendet.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet