NetSuite | Messaging zu Workflows hinzufügen

Nachrichten können durch Nutzung der SuiteFlow-Funktion von NetSuite zum Erstellen und Ausführen von Workflows automatisiert werden. Nachrichten werden durch die Erstellung eines SMS-Workflow-Job-Datensatzes innerhalb des Workflows ausgelöst. Automatisierte Nachrichten und zugehörige Antworten werden direkt mit den entsprechenden NetSuite-Datensätzen verknüpft. 

Um Nachrichten über SuiteFlow zu senden, müssen Sie zunächst Folgendes tun:

1. Kundendatensätze für Workflows aktivieren

2. Einen Workflow-API-Anmeldedatensatz erstellen

Anleitung & Support für NetSuite-Workflows

Anleitungen oder Unterstützung beim Erstellen, Verwalten oder bei der Fehlerbehebung von Workflows finden Sie in diesen NetSuite-Ressourcen:

• SuiteFlow-Übersicht
• Ihren ersten Workflow erstellen
• Arbeiten mit Workflows
• Workflow-Verwaltung
• SuiteFlow-Referenz und Beispiele
• Testen und Fehlerbehebung von Workflows
• Workflow-Beispiele

Unterstützte Datensatztypen

Informationen zu den standardmäßig unterstützten Datensatztypen finden Sie unter unseren unterstützten Datensatztypen.

Wenn Sie einen nicht standardmäßigen Datensatztyp verwenden, müssen Sie die folgenden Schritte zur erweiterten Workflow-Konfiguration befolgen und das Feld OPT-IN Workflow SMS zuordnen.

Workflow-Konfiguration

So fügen Sie Nachrichten zu bestehenden Workflows hinzu:

1. Stellen Sie sicher, dass eine Vorlage erstellt wird, die sich auf den ursprünglichen Datensatztyp bezieht, um den Nachrichteninhalt zu definieren. Beispiel: Beim Senden aus einem Kundenauftrag muss die verwendete Vorlage auf den Datensatztyp „Kundenauftrag“ verweisen.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger in der oberen Navigationsleiste auf die Registerkarte Sinch SMS.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger über Workflow-Konfiguration und klicken Sie dann auf Liste der Workflow-Konfigurationen.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neuer Workflow.

   

5. Sie können die KI-gestützte Erstellung oder die manuelle Einrichtung verwenden, um die Workflow-Konfiguration zu erstellen, indem Sie zwischen den beiden Schaltflächen wechseln.
   • KI-gestützte Erstellung

     • Geben Sie einige Informationen über Ihr Unternehmen sowie über die angebotenen Produkte und Dienstleistungen ein. Dies hilft der KI zu verstehen, wie sie die Nachricht verfassen soll. Sie können auch Hinweise zum Tonfall geben. Diese Informationen werden gespeichert und beim nächsten Erstellen einer Workflow-Konfiguration mit KI wiederverwendet.

       

     • Beschreiben Sie die Workflow-SMS, die Sie erstellen möchten. Je mehr Informationen Sie der KI geben, desto besser wird sie arbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren, um den Workflow zu erstellen.

     • Auf dem nächsten Bildschirm können Sie die Vorlage und die anderen Konfigurationen anpassen. Sie können auch auf KI-Anweisung bearbeiten klicken und die KI wird es erneut versuchen.

       

   • Manuelle Einrichtung – Konfigurieren Sie die Workflow-Felder:
     • Name: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Workflow-Konfiguration ein, z. B. Auftragsbestätigung des Kunden. Dies hilft Ihnen und Ihrem Team, den Zweck des Workflows schnell zu erkennen.
     • Datensatztyp des Workflow-Auslösers: Wählen Sie den NetSuite-Datensatztyp aus, der diesen SMS-Workflow auslöst, wenn er erstellt oder aktualisiert wird, z. B. Kundenauftrag, Rechnung, Kunde.
     • Kontaktfeld: Wählen Sie aus, welches zugehörige Feld den Empfänger der SMS enthält. Wenn Sie z. B. „Kunde“ auswählen, wird sichergestellt, dass die SMS an den mit dem ausgewählten Datensatz verknüpften Kunden gesendet wird.
     • Nachrichtenvorlage: Wählen Sie die Nachrichtenvorlage aus, die verwendet werden soll, wenn der Workflow ausgelöst wird. Nachdem Sie Aktualisierungen vorgenommen haben, müssen Sie diese Seite aktualisieren.
     • (Optional) Telefonnummernfeld: Geben Sie an, in welchem Feld des Datensatzes die Telefonnummer des Empfängers gespeichert ist, z. B. Mobiltelefon. Dadurch wird sichergestellt, dass die SMS an die richtige Nummer gesendet wird. Wenn der Kundendatensatz sowohl die Felder „Mobil“ als auch „Telefon“ enthält, können Sie „Mobil“ angeben, wenn die Nummern dort gespeichert sind. Sie können benutzerdefinierte Telefonfelder hinzufügen , wenn diese nicht angezeigt werden. Wenn dieses Feld nicht festgelegt ist, werden die Standardeinstellungen verwendet.

     • (Optional) Anhang: Wählen Sie eine Datei aus, die dem Workflow angehängt werden soll.

       Hinweis: Der Dateityp ist auf .pdf, .png, .jpeg oder .gif beschränkt.

     • (Optional) Absender-ID: Wählen Sie die Absender-ID, die auf dem Telefon des Empfängers als Absender angezeigt wird. Dies kann je nach Konfiguration ein Shortcode, eine alphanumerische ID oder eine Telefonnummer sein. Lassen Sie dieses Feld leer, um die Standard-Absender-ID Ihres Kontos zu verwenden.
     • (Optional) Workflow-Beschreibung: Geben Sie eine kurze interne Notiz darüber an, was dieser Workflow tut, z. B. das Senden einer SMS-Benachrichtigung zur Bestätigung der Bestelldetails des Kunden. Diese Beschreibung erleichtert Administratoren die spätere Verwaltung mehrerer Workflows.

     • Klicken Sie auf Workflow speichern, um die Workflow-Konfiguration abzuschließen und zu erstellen. Nach dem Speichern wird eine Workflow-Konfigurations-ID generiert, die erforderlich ist, um diese Konfiguration mit einer NetSuite-Workflow-Aktion zu verbinden.

       

6. Sobald die Konfigurationsschritte festgelegt sind, können Sie die Einrichtung des Workflows mit dem NetSuite-Workflow-Assistenten abschließen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ihren Workflow jetzt abschließen, um den Assistenten zu starten.

   

7. Fügen Sie einen Status hinzu oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Status.
8. Konfigurieren Sie den Status entsprechend den Anforderungen des Workflows.
9. Erstellen Sie eine neue Aktion vom Typ Datensatz erstellen.
10. Konfigurieren Sie im Aktionsfenster die Abschnitte Grundlegende Informationen, Bedingung und Zeitplan entsprechend den Anforderungen des Workflows.
11. Konfigurieren Sie die Parameter:
    • DATENSATZTYP: Auf Sinch – SMS-Workflow-Job einstellen, wodurch der NetSuite-Workflow mit der Sinch-SMS-Integration verknüpft wird.
    • FELD: Auf Datensatz-ID einstellen. Dies ordnet die interne NetSuite-Datensatz-ID der Workflow-Aktion zu. Die Formel {id} stellt sicher, dass beim Ausführen des Workflows auf die richtige Datensatzinstanz verwiesen wird
    • Workflow-Konfiguration: Wählen Sie den auszuführenden Workflow aus, z. B. Auftragsbestätigung des Kunden. Dies verweist zurück auf die Workflow-Einrichtung, die Sie zuvor in der Benutzeroberfläche für die Workflow-Konfiguration erstellt haben.
12. Klicken Sie auf Speichern, um die Parametereinrichtung zu übernehmen, damit die Workflow-Aktion zur Ausführung bereit ist.
13. Testen Sie den Workflow, um sicherzustellen, dass eine Nachricht erfolgreich gesendet wird.

Erweiterte Workflow-Konfiguration

So fügen Sie Nachrichten zu bestehenden Workflows hinzu (erweitert):

1. Stellen Sie sicher, dass eine Vorlage erstellt wird, die sich auf den ursprünglichen Datensatztyp bezieht, um den Nachrichteninhalt zu definieren. Beispiel: Beim Senden aus einem Kundenauftrag muss die verwendete Vorlage auf den Datensatztyp „Kundenauftrag“ verweisen.

2. Fügen Sie einen Status hinzu oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Status.

3. Konfigurieren Sie den Status entsprechend den Anforderungen des Workflows.

4. Erstellen Sie eine neue Aktion vom Typ Datensatz erstellen.

5. Konfigurieren Sie im Aktionsfenster die Abschnitte Grundlegende Informationen, Bedingung und Zeitplan entsprechend den Anforderungen des Workflows.

   Hinweis: Es ist empfehlenswert, eine Aktionsbedingung hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass das Telefonfeld des beabsichtigten Empfängers nicht leer ist. Dadurch werden Nachrichtenfehler aufgrund eines Nullwerts verhindert, z. B. Kunde: Telefon ist nicht leer.

6. Stellen Sie das Feld Datensatztyp auf Sinch – SMS-Workflow-Job ein.

7. Legen Sie die folgenden Felder und Spaltenwerte fest. Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen* gekennzeichnet.

   Feld	Spalte	Wert	Felderklärung
   Datensatz-ID*	Formel	{id}	Formel, die auf die ID des ursprünglichen Datensatzes verweist, der den Workflow ausgelöst hat.
   Datensatztyp*	Text	[Datensatztypname]	Name des Datensatztyps des Ursprungsdatensatzes, z. B. salesorder.
   Entitäts-ID*	Formel	{ [Feldname] }	Formel, die auf das Feld verweist, das die ID des Empfängerdatensatzes enthält, z. B. {entity.id}
   Entitätstyp*	Text	[Datensatztypname]	Name des Datensatztyps des Empfängerdatensatzes, z. B. Kunde.
   SMS-Vorlage*	Auswahl	[gewünschte Vorlage]	Die Vorlage, die verwendet wird, um den Inhalt der Nachricht mit einem Datensatztyp zu füllen, der mit dem Ursprungsdatensatz übereinstimmt.
   Entitätstelefon	Formel	{ [Feldname] }	(Optional) Geben Sie das Feld an, das die gewünschte Zieltelefonnummer enthält, z. B. {entity.mobilephone}. Wenn nicht angegeben, wird das zugehörige bevorzugte Telefonfeld verwendet.
   Absender-ID	Auswahl	[gewünschte Absendernummer]	(Optional) Geben Sie die Absender-ID (Telefonnummer) an, von der die Nachricht gesendet wird.
   OPT-IN Workflow SMS	Formel	[Opt-in-Feld]	Wenn Sie an einen benutzerdefinierten Datensatztyp senden, benötigen Sie ein SMS-Opt-in-Kontrollkästchenfeld und müssen es hier zuordnen.

8. Speichern Sie die Aktion.

9. Testen Sie den Workflow, um sicherzustellen, dass eine Nachricht erfolgreich gesendet wird.