HubSpot | WhatsApp zu Workflows hinzufügen, um ausgehende Nachrichten zu versenden

Sie können WhatsApp ganz einfach zu Ihren HubSpot-Workflows hinzufügen, um sowohl ausgehende Nachrichten zu versenden als auch Aktionen oder Workflows mithilfe von WhatsApp-Antworten auszulösen.

Bevor Sie beginnen

Sie können WhatsApp-Nachrichten über einen kontaktbasierten WhatsApp-Workflow mithilfe einer WhatsApp-Vorlage aus der Sinch-Plattform versenden. 

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Sinch-Konto über eine WhatsApp-Kanalintegration verfügt. Sie können WhatsApp in Ihrem HubSpot-Konto verwenden, sobald Sie WhatsApp mit Ihrem Sinch-Konto verbunden haben.
• Die Sinch-Plattform synchronisiert nur von Meta genehmigte Vorlagen mit Ihrem HubSpot-Konto. Sie müssen eine Vorlage für WhatsApp in der Sinch-Plattform erstellen, bevor diese in HubSpot-Workflows verwendet werden kann.
• Derzeit wird als HubSpot-Versandquelle "Kontaktbasierter Workflow – WhatsApp-Workflow-Aktionen" unterstützt.
• Um die WhatsApp-Opt-out-Synchronisierung zu aktivieren, müssen Sie zunächst die HubSpot-Kontaktsynchronisierung über die Sinch Engage-Plattform aktivieren und anschließend die WhatsApp -Kontaktsynchronisierung aktivieren.

Was bei der Auswahl einer Vorlage zu beachten ist

• Sie können bis zu 4 Vorlagenfelder in WhatsApp-Vorlagen verwenden.
• Alle Felder der Vorlage müssen mit Werten ausgefüllt werden; sie dürfen nicht leer bleiben.
• Das Dropdown-Menü zur Vorlagenauswahl unterstützt nur die ersten 25 WhatsApp-Vorlagen.
• Benutzer müssen alle Körperfelder in der Vorlage zuordnen. Wenn eine Vorlage beispielsweise zwei Textfelder enthält, müssen sowohl das Kontakt-Textfeld {{1}} als auch das Kontakt-Textfeld {{2}} ausgefüllt werden.

Unterstützte Mediendateien

• JPG- und PNG-Dateien werden unterstützt, mit einer Größe von bis zu 5 MB.
• Andere Medientypen wie PDFs und Videos werden derzeit nicht unterstützt.

Opt-in und Opt-out

• Ein Unternehmen muss die Zustimmung eines Nutzers einholen, um die Konversation zu starten. Wenn ein Nutzer Ihnen eine Nachricht sendet und ein Kundenservice-Fenster öffnet, kann ein Unternehmen innerhalb von 24 Stunden nach der Nachricht des Nutzers antworten. Nachdem ein Unternehmen geantwortet hat und die Nachricht zugestellt wurde, wird eine 24-Stunden-Service-Konversation initiiert.
• Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Kontakt vom Empfang von WhatsApp-Nachrichten auszuschließen:
  1. Deaktivieren Sie den Kontakt manuell über die Hub-Oberfläche.
  2. Aktualisieren Sie das Feld WhatsApp Opt Out/In im Kontaktdatensatz auf OptOut. Nach der Abmeldung erhält der Kontakt keine WhatsApp-Nachrichten mehr.
• WhatsApp-Opt-Ins können an vielen Stellen eingebettet werden, an denen Sie auch Opt-Ins für die Kommunikation per E-Mail und SMS erhalten. WhatsApp gibt an, dass die folgenden Standorte für die Opt-in-Erfassung zulässig sind:
  1. SMS – Opt-in per SMS anfordern
  2. Website – Sammeln Sie Opt-ins auf Ihrer Website, Ihren Landing Pages oder in Ihren Social-Media-Profilen.
  3. Per Telefon – Erstellen Sie einen interaktiven Sprachdialog (IVR)
  4. In einem WhatsApp-Thread – Opt-in während eines Service-Konversations-Threads anfordern

Sonstige Überlegungen

• WhatsApp-Trigger und -Aktionen sind nur für kontaktbasierte Workflows verfügbar. Sie werden derzeit nicht in Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Workflows unterstützt.
• In der Kontaktübersicht werden bei ausgehenden und eingehenden WhatsApp-Nachrichten der Name des Kontakts, der Inhalt der Nachricht, das Datum und der Status angezeigt.
• Workflows können durch ausgehende oder eingehende WhatsApp-Nachrichten ausgelöst werden.
• Derzeit ist es nicht möglich, Workflows basierend auf dem WhatsApp-Zustellstatus auszulösen.

Ausgehende Nachrichten versenden

1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Dropdown-Button Workflow erstellen und dann auf Von Grund auf neu.
3. Wählen Sie einen Auslöser, um Ihre Nachricht zu senden.
4. Klicken Sie auf das + Symbol, um die Liste der verfügbaren Aktionen zu öffnen.
5. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie im Abschnitt Integrierte Apps auf Sinch SMS & MMS, um das Dropdown-Menü zu öffnen.

6. Wählen Sie hier WhatsApp senden. Hier können Sie auch SMS/MMS zu Workflows hinzufügen.

   

7. Konfigurieren Sie die WhatsApp-Aktion.

   • Telefonnummer: Wählen Sie das entsprechende Kontakt-Token für die Handynummer Ihres Kontakts aus, um die WhatsApp-Nachricht zu senden. Dies kann entweder eine Handynummer, eine Telefonnummer oder eine WhatsApp-Telefonnummer sein.
   • Konto: Wählen Sie das Sinch Engage-Konto aus, von dem aus Sie senden möchten. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen ausgewählte Konto über eine WhatsApp-fähige Nummer verfügt.
   • Absender-ID: Wählen Sie WhatsApp als Absender-ID aus. Wenn Sie bereits über eine WhatsApp-fähige Nummer verfügen, wird dieses Feld automatisch mit der WhatsApp-Option ausgefüllt. Die verfügbare WhatsApp-Nummer wird von der Sinch-Plattform abgerufen und entspricht den Einstellungen in Ihrem Sinch-Plattformkonto. Wenn Sie noch keine WhatsApp-Nummer haben, finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie WhatsApp mit Ihrem Sinch-Konto verbinden können.
   • Vorlagenname: Wählen Sie den Namen der Vorlage, die Sie senden möchten.
   • Vorlagensprache: Wählen Sie die Sprache für Ihre Vorlage aus. Wenn dieselbe Vorlage in mehreren Sprachen vorhanden ist, werden alle konfigurierten Sprachen im Dropdown-Menü angezeigt.
   • Vorlagentext: In diesem Feld wird der Text der ausgewählten Vorlage angezeigt. Sie können den Mauszeiger über den Text bewegen, um eine Vorschau anzuzeigen und zu überprüfen, ob Sie die richtige Vorlage ausgewählt haben.
   • Kontaktfelder für den Haupttext: Um diese Nachricht für Ihre Kunden zu personalisieren, ersetzen Sie die Nachrichtenvariablen durch Kontaktfelder oder fügen Sie einen beliebigen statischen Wert hinzu. 

   Hinweis: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Felder in der ausgewählten Vorlage ausgefüllt sind. Derzeit können maximal 4 Felder ausgefüllt werden. Bitte wählen Sie eine Vorlage mit maximal 4 Kontaktfeldern aus, um Fehler beim Versand zu vermeiden.

   • Bild-URL: Um eine MMS zu senden, fügen Sie hier die Bild-URL ein. Bitte überprüfen Sie die MMS-Anforderungen, bevor Sie dies einrichten. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen ausgewählte Vorlage ein Multimedia-Element enthält (überprüfen Sie die Vorlage in der Sinch Engage-Plattform) – damit wird bestätigt, dass die Vorlage für die Unterstützung von Medien konfiguriert ist, z. B. Bilder oder Dokumente. Multimedia-Dateien müssen in Ihrer HubSpot-Dateibibliothek gespeichert werden.

     Wenn Sie keine MMS-fähige Nummer haben und keine MMS versenden, lassen Sie dieses Feld leer, da sonst eine Fehlermeldung angezeigt wird.

• Besitzer: Wählen Sie den Besitzer dieser Aktion aus – damit wird die E-Mail-Adresse ausgewählt, an die Benachrichtigungen zu dieser Aktion gesendet werden.

8. Klicken Sie auf Speichern.

9. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Überprüfen und veröffentlichen.

• Wählen Sie „Ja, Kontakte, die die Registrierungskriterien erfüllen, sofort registrieren, wenn der Workflow aktiviert wird“, bevor Sie den Workflow aktivieren.
• Wählen Sie „Nein, nur Kontakte registrieren, die die Auslösekriterien nach Aktivierung des Workflows erfüllt haben“, wenn Sie eine Massen-Nachricht an alle Personen senden möchten, die nach Aktivierung des Workflows die Registrierungskriterien erfüllen.