HubSpot | Synchronisieren Sie Ihre Kontakte

Sobald Ihre HubSpot-Integration verbunden ist, können Sie Ihre bestehenden HubSpot-Kontakte automatisch in Ihr Sinch Engage-Konto synchronisieren. Sie können die Kontaktsynchronisierung bei der ersten Installation der Integration einrichten, die Kontaktsynchronisierung für eine bestehende HubSpot-Verbindung aktivieren oder ändern, die Kontaktsynchronisierung manuell auslösen und die Ländervorwahlen für Telefonnummern in der Sinch Engage-Plattform verwalten – ohne sich um doppelte Datensätze kümmern zu müssen.

Kontaktsynchronisierung

Die Kontaktsynchronisierung ist eine automatische Einweg-Synchronisierung von Kontaktinformationen von HubSpot zur Sinch Engage-Plattform. Das bedeutet, dass alle Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und WhatsApp-Abmeldestatus aus Ihrer HubSpot-Datenbank sicher in Ihr Sinch Engage-Konto importiert werden – ohne manuelles Hochladen.

Diese Kontakte sind in Ihrer Kontaktliste eindeutig als "HUBSPOT" gekennzeichnet, damit Sie sie leicht von Kontakten unterscheiden können, die über andere Quellen hinzugefügt wurden.

Die Kontaktsynchronisierung erfolgt in Echtzeit und wird außerdem alle 24 Stunden automatisch ausgelöst. Dabei werden die neuesten Aktualisierungen aus Ihrer HubSpot-Kontaktliste, einschließlich aller Änderungen oder neuen Einträge, abgerufen und in Ihrem Sinch Engage-Konto widergespiegelt.

Über Sinch Engage gesendete eingehende und ausgehende Nachrichten werden automatisch in der Zeitleiste des entsprechenden Kontakts in HubSpot angezeigt, sodass Ihr Nachrichtenverlauf immer auf dem neuesten Stand ist. So können Sie Konversationen einfacher verwalten und die Customer Journey auf einen Blick nachvollziehen.

Sinch Engage Sync-Verlauf

Der Synchronisierungsverlauf wird 1 Jahr lang gespeichert. So zeigen Sie den Synchronisierungsverlauf in Sinch Engage an:

1. Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite zu Kontakte und dann zu Verlauf.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Synchronisierungen, um Details zu laufenden und abgeschlossenen Synchronisierungen anzuzeigen.
3. Um detaillierte Berichte zu abgeschlossenen Synchronisierungen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol Weitere Optionen (⋮) und dann auf Detaillierten Bericht anzeigen.

Der detaillierte Synchronisierungsbericht enthält eine Aufschlüsselung der neuen Kontakte, aktualisierten Kontakte und ungültigen Kontakte.

Kontaktsynchronisierung während der Installation einrichten

Die Kontaktsynchronisierung ist ganz einfach, wenn Sie die Sinch Engage-App für die HubSpot-Integration zum ersten Mal installieren.

1. Aktivieren Sie im Verbindungsbildschirm der HubSpot-Integration das Kontrollkästchen "Meine Kontakte aus HubSpot mit Sinch Engage synchronisieren", um die Kontaktsynchronisierung zu aktivieren.

2. (Optional) Wenn Sie WhatsApp-Nachrichten verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakte für WhatsApp-Nachrichten synchronisieren, um diese Daten zu synchronisieren. So können Sie WhatsApp-Kampagnen über die Sinch Engage-Plattform versenden. Alle synchronisierten WhatsApp-Nummern werden als für den Empfang von WhatsApp-Nachrichten angemeldet betrachtet.

   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kontakte haben, ihnen über WhatsApp Nachrichten unter der angegebenen Nummer zu senden. Erfahren Sie mehr über die WhatsApp-Richtlinien für Unternehmensnachrichten.

3. Klicken Sie auf Verbinden.

   

4. Wenn Sie über eine große Kontaktdatenbank in HubSpot verfügen, können Sie den automatischen Synchronisierungsprozess effizient gestalten, indem Sie nur die Listen auswählen, die Sie für SMS-Kampagnen verwenden möchten. Dadurch werden unnötige Datensynchronisierungen und die Notwendigkeit einer ständigen Synchronisierung großer Datenmengen reduziert. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Kontaktlisten, die Sie mit Sinch Engage synchronisieren möchten.

5. Klicken Sie auf Weiter.

   

6. Um Ihre Nachrichten zu personalisieren, ordnen Sie die Felder zwischen Sinch Engage und HubSpot zu. Verwenden Sie die Option Weitere Felder hinzufügen, um benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. 

   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Felddatentypen übereinstimmen, z. B. sollte ein Sinch-Telefonfeld mit einer HubSpot-Telefonnummer übereinstimmen.

   

7. Klicken Sie auf Kontakte synchronisieren, um die Einrichtung abzuschließen.
8. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, wenn Ihr HubSpot-Konto erfolgreich verbunden wurde. Je nach der Anzahl der zu importierenden Kontakte werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sobald der Vorgang abgeschlossen ist. Klicken Sie auf Verstanden! um das Bestätigungs-Pop-up zu schließen.

Aktivieren oder ändern Sie die Kontaktsynchronisierung für eine bestehende HubSpot-Verbindung.

Wenn Sie das HubSpot-Portal bereits mit der Sinch Engage-Plattform verbunden haben, können Sie die Kontaktsynchronisierung jederzeit aktivieren oder Ihre zuvor ausgewählten Kontaktlisten aktualisieren. Befolgen Sie dafür folgende Schritte:

1. Klicken Sie auf der Sinch-Engage-Plattform in der linken Navigationsleiste auf Erweiterungen und dann auf Integrationen.
2. Suchen Sie die HubSpot -Kachel und klicken Sie auf Details anzeigen.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte.

So ändern oder aktivieren Sie die Kontaktsynchronisierung: 

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Meine Kontakte von HubSpot nach Sinch Engage synchronisieren, um die Kontaktsynchronisierung zu aktivieren.

2. (Optional) Wenn Sie WhatsApp-Nachrichten verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakte für WhatsApp-Nachrichten synchronisieren, um diese Daten zu synchronisieren. So können Sie WhatsApp-Kampagnen über die Sinch Engage-Plattform versenden. Alle synchronisierten WhatsApp-Nummern werden als für den Empfang von WhatsApp-Nachrichten angemeldet betrachtet.

   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kontakte haben, ihnen über WhatsApp Nachrichten unter der angegebenen Nummer zu senden. Erfahren Sie mehr über die WhatsApp-Richtlinien für Unternehmensnachrichten.

3. Wenn Sie über eine große Kontaktdatenbank in HubSpot verfügen, können Sie den automatischen Synchronisierungsprozess effizient gestalten, indem Sie nur die Listen auswählen, die Sie für SMS-Kampagnen verwenden möchten. Dadurch werden unnötige Datensynchronisierungen und die Notwendigkeit einer ständigen Synchronisierung großer Datenmengen reduziert. Dazu aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Kontaktlisten, die Sie mit Sinch Engage synchronisieren möchten. 

4. Klicken Sie auf Weiter.

   

5. Um Ihre Nachrichten zu personalisieren, ordnen Sie die Felder zwischen Sinch Engage und HubSpot zu. Verwenden Sie die Option Weitere Felder hinzufügen, um benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen. 

   Wichtig: Stellen Sie sicher, dass die Felddatentypen übereinstimmen, z. B. sollte ein Sinch-Telefonfeld mit einer HubSpot-Telefonnummer übereinstimmen.

   

6. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Einrichtung abzuschließen.

Manuelle Kontaktsynchronisierung mit HubSpot auslösen

Standardmäßig erfolgt die Kontaktsynchronisierung zwischen HubSpot und der Sinch Engage-Plattform in Echtzeit und außerdem automatisch alle 24 Stunden. Möglicherweise müssen Sie die Kontaktsynchronisierung manuell auslösen, wenn Sie diese Aktualisierungen früher benötigen, z. B. wenn Sie gerade Kontaktdetails in HubSpot aktualisiert haben und diese Informationen sofort für eine SMS-Kampagne verwenden möchten.

Sie können Ihren Synchronisierungsstatus anzeigen und eine manuelle Synchronisierung auslösen unter:

• Bildschirm „Neue Nachricht“

  

• Alle Kontakte und Kontaktlisten-Bildschirm

  

Wenn eine manuelle Synchronisierung ausgelöst wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung und eine E-Mail, sobald sie abgeschlossen ist. 

Behandlung von doppelten Kontakten bei der Synchronisierung

Sie können Kontakte aus mehreren unterstützten Integrationen synchronisieren, ohne doppelte Datensätze zu erstellen. Dieser Prozess sorgt für konsistente Kontaktdaten, reduziert manuelle Bereinigungen und unterstützt eine genauere Segmentierung für Multichannel-Messaging.

• Kontakte mit der gleichen Telefonnummer werden während der Synchronisierung zusammengeführt und mit einer benutzerdefinierten Quellenbezeichnung in der Sinch Engage-Plattform unter Kontakteigenschaften gekennzeichnet, z. B. "HubSpot", "Klaviyo".
• Ein einzelner Kontakt kann mehreren Quellengruppen angehören, um eine bessere Segmentierung zu ermöglichen, z. B. kann Kontakt A Teil der Gruppen „HubSpot A“ und „Klaviyo A“ sein.

Ländervorwahl für Telefonnummern

Wenn eine Telefonnummer in HubSpot keine internationale Vorwahl enthält (z. B. +61, +63, +44) wird die Sinch Engage-Plattform automatisch versuchen, die richtige Ländervorwahl zuzuweisen, bevor Nachrichten an diese Nummer gesendet werden. Dazu überprüft es zwei Stellen im System – in der Reihenfolge ihrer Priorität:

• Priorität 1: Das Feld Land/Region des Kontakts in HubSpot

  Wenn das Feld „Land/Region“ mit einem gültigen 2-stelligen ISO-Ländercode gefüllt ist (z. B. „AU“ für Australien, „NZ“ für Neuseeland, „US“ für die Vereinigten Staaten), wird dieser verwendet, um den entsprechenden Ländercode anzuwenden. Erfahren Sie mehr über 2-Buchstaben-ISO-Ländercodes.

  

• Priorität 2: Das Standard-Absenderland in Ihrem Sinch Engage-Profil

  Wenn für den HubSpot-Kontakt kein Land oder keine Region festgelegt ist, wird das in Ihrem Sinch Engage-Benutzerprofil definierte Standard-Absenderland verwendet. 

  

Um Fehler bei der Nachrichtenübermittlung zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass mindestens eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist: 

• Alle Telefonnummern in HubSpot enthalten eine internationale Ländervorwahl.
• Für jeden HubSpot-Kontakt ist ein(e) gültige(s) Land/Region ausgewählt.
• In Ihrem Sinch Engage-Benutzerprofil ist ein Standard-Absenderland festgelegt. Wenn Sie Nachrichten an Kontakte in mehreren Ländern senden, gewährleistet diese Einstellung allein nicht die korrekte Zustellung.