Zoho CRM vous offre la flexibilité d'envoyer des messages en masse de différentes manières, en fonction de ce qui vous convient le mieux. Vous pouvez envoyer des messages en masse depuis Zoho CRM en sélectionnant des Pistes/Contacts (1 à 500 destinataires par campagne) ou depuis l'intégration SMS pour Zoho CRM à l'aide de l'onglet Envoyer une campagne en masse (plus de 500 destinataires par campagne). via les enregistrements Zoho CRM ou via l'onglet Boîte de réception Sinch et SMS en masse. Il y a également quelques considérations clés à prendre en compte.
Considérations relatives aux SMS en masse
- Chaque message utilise environ 10 appels d'API Zoho. Ces appels remplissent vos modèles avec les données de la Piste ou du Contact et mettent à jour les statistiques d'envoi.
- Si votre CRM ne compte que quelques utilisateurs, votre quota d'API peut être faible. Vous pourriez dépasser votre quota après avoir envoyé 1 000 messages. Pour contourner ce problème, vous pouvez :
- Étaler votre campagne sur plusieurs jours
- Acheter des crédits d'API supplémentaires auprès de Zoho
- Nous vous recommandons de limiter les campagnes à un maximum de 2 000 contacts à la fois pour éviter les problèmes de performance du navigateur.
Envoyer une campagne de SMS en masse depuis Zoho CRM
Vous pouvez envoyer une campagne de SMS en masse à un groupe de contacts dans les modules Pistes, Contacts, Transactions ou tout autre module personnalisé.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur l'onglet Modules.
- Sélectionnez le module à partir duquel vous souhaitez envoyer des messages, par ex. sous Ventes, cliquez sur Pistes.
- Dans la zone Filtre, appliquez les filtres pertinents à vos enregistrements pour vous concentrer sur votre public cible.
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Après avoir segmenté vos enregistrements pour votre campagne SMS, cochez les cases correspondant aux pistes auxquelles vous souhaitez envoyer un message. Vous pouvez cocher la case supérieure pour tout sélectionner et utiliser les flèches dans le coin supérieur droit pour parcourir les pages jusqu'à ce que tous les enregistrements soient sélectionnés.
Remarque : lors d'un envoi depuis Zoho CRM, le nombre maximum de contacts que vous pouvez avoir dans un envoi en masse est de 500.
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Une fois que tous les enregistrements pertinents ont été sélectionnés, cliquez sur le bouton Envoyer des SMS Sinch en masse.
- Dans la fenêtre de messagerie contextuelle, vous pouvez configurer votre message :
- De : utilisez la flèche du menu déroulant pour sélectionner votre numéro d'expéditeur (vous pouvez choisir parmi le numéro du pool Sinch ou le numéro de téléphone du propriétaire de l'enregistrement).
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À : affiche les détails du destinataire auquel vous envoyez le message.
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Paramètres avancés : option pour des paramètres supplémentaires.
- Numéro à utiliser : sélectionnez pour envoyer à tous les numéros possibles stockés dans l'enregistrement CRM du destinataire ou spécifiez un numéro.
- Qui doit être notifié des réponses : sélectionnez Propriétaire de chaque enregistrement, Moi (utilisateur qui envoie le message) ou Autres utilisateurs (à sélectionner dans la liste déroulante Autres utilisateurs).
- Nom de la campagne : pour faciliter la création de rapports, vous pouvez configurer le nom de la campagne de SMS en masse. Un enregistrement sera créé dans le module Campagnes après l'envoi. Par défaut, elle sera nommée "Campagne SMS/MMS utilisant le modèle {template} pour {number of recipients} destinataires le {date}".
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Modèle ou Vierge : choisissez si vous souhaitez utiliser un modèle ou rédiger le message à partir de zéro.
- Modèle : utilisez la flèche de la liste déroulante pour sélectionner un modèle ou cliquez sur Modifier pour mettre à jour le modèle. Cliquez sur + Ajouter un nouveau modèle pour créer un nouveau modèle.
- Vierge : commencez à rédiger votre message.
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Message : rédigez et modifiez votre message ici.
- Pièces jointes : ajoutez du contenu MMS au format .jpeg, .png, .jpg, .gif, .webp jusqu'à 410 Ko au total.
- Vous devrez cocher la case "Veuillez confirmer que tous les contacts auxquels vous vous apprêtez à envoyer un message ont explicitement donné leur accord et que le message que vous envoyez n'est pas susceptible d'être signalé comme spam ou harcèlement." avant de pouvoir envoyer le message.
- Nous vous recommandons de vérifier et de comprendre le coût estimé de la campagne avant de l'envoyer. Les messages plus longs et les messages contenant des émojis ou des caractères spéciaux coûtent plus cher à envoyer.
- Un avertissement relatif aux caractères spéciaux apparaîtra si vous incluez des émojis ou des caractères spéciaux, par exemple des scripts asiatiques ou des caractères espagnols. Les caractères spéciaux sont surlignés en bleu.
- Vous pouvez également recevoir un avertissement de fuseau horaire si l'un des contacts de la campagne se trouve dans un fuseau horaire où l'envoi est en dehors de vos heures d'envoi autorisées. Vous pouvez toujours envoyer la campagne en cochant la case. Toutefois, nous vous recommandons d'effectuer l'envoi pendant les heures d'envoi standard, par exemple de 8 h à 19 h.
- Cliquez sur Envoyer maintenant pour envoyer le message immédiatement. Vous pouvez également cliquer sur la flèche vers le bas et cliquer sur Envoyer plus tard si vous souhaitez programmer l'envoi du message à une date et une heure spécifiques.
- (Facultatif) Vous pouvez voir une vue détaillée des statistiques de l'enregistrement de votre campagne juste après avoir cliqué sur Envoyer, en cliquant sur le lien dans le reçu d'envoi contextuel. Sinon, depuis le menu de gauche, vous pouvez accéder au module Campagnes (sous Ventes) et cliquer sur la campagne que vous souhaitez consulter.
Envoyer une campagne de SMS en masse à l'aide de l'intégration SMS pour Zoho CRM
Pour envoyer une campagne de SMS en masse à plus de 500 destinataires, vous devrez utiliser l'intégration SMS pour Zoho CRM.
- Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur l'onglet Boîte de réception Sinch et SMS en masse.
- Cliquez sur l'onglet Envoyer une campagne en masse.
- Sélectionnez le module à partir duquel vous souhaitez obtenir les enregistrements, par ex. Pistes.
- Sélectionnez les méthodes de recherche que vous souhaitez utiliser (Vue personnalisée ou Filtre manuel).
- Nous vous recommandons d'utiliser une vue personnalisée dans votre CRM afin de pouvoir l'utiliser pour vos campagnes SMS. Sélectionnez un modèle à utiliser pour pré-valider s'il vous manque des champs de fusion dans la vue personnalisée actuelle avant de consommer vos crédits d'API pour récupérer les données des enregistrements (vous pouvez changer de modèle sur l'écran suivant).
- Sinon, vous pouvez utiliser l'option Filtre manuel et filtrer les enregistrements en utilisant Nom du champ, Type de comparaison et Valeur.
- (Facultatif) Lorsque vos enregistrements filtrés ont été chargés, vous pouvez voir combien d'enregistrements/pages de données se trouvent dans le segment. Il est utile de noter le nombre total d'enregistrements afin de pouvoir le comparer au nombre final d'envois à partir des statistiques de l'enregistrement de campagne (des écarts avec le nombre total d'enregistrements indiquent que vous devrez peut-être nettoyer votre base de données de contacts).
- Cliquez sur Suivant pour passer à la fenêtre de configuration du message. La fenêtre de configuration des messages affiche les mêmes champs pour Zoho CRM et l'intégration SMS pour Zoho CRM.
- Cliquez sur Envoyer maintenant pour envoyer le message immédiatement. Vous pouvez également cliquer sur la flèche vers le bas et cliquer sur Envoyer plus tard si vous souhaitez programmer l'envoi du message à une date et une heure spécifiques.