Zoho CRM | Enviar mensajes de forma masiva

Zoho CRM te da la flexibilidad de enviar mensajes masivos de diferentes maneras, dependiendo de lo que mejor te funcione. Puedes enviar mensajes masivos desde Zoho CRM seleccionando Posibles clientes/Contactos (de 1 a 500 destinatarios por campaña) o desde la integración SMS for Zoho CRM utilizando la pestaña Send Bulk Campaign (más de 500 destinatarios por campaña). a través de los registros de Zoho CRM o a través de la pestaña Sinch Inbox and Bulk SMS. También hay algunas consideraciones clave que debes tener en cuenta.

Consideraciones sobre los SMS masivos

• Cada mensaje utiliza alrededor de 10 llamadas a la API de Zoho. Estas llamadas rellenan tus plantillas con los datos del Posible cliente o del Contacto y actualizan las estadísticas de envío.
• Si tu CRM solo tiene unos pocos usuarios, tu cuota de API puede ser baja. Podrías superar tu cuota después de enviar 1000 mensajes. Para evitarlo, puedes:
  • Distribuir tu campaña a lo largo de varios días
  • Comprar créditos de API adicionales a Zoho
• Recomendamos que las campañas no superen un máximo de 2000 contactos a la vez para evitar problemas de rendimiento del navegador.

Enviar una campaña de SMS masivos desde Zoho CRM

Puedes enviar una campaña de SMS masivos a un grupo de contactos en los módulos Posibles clientes, Contactos, Tratos o cualquier otro módulo personalizado. 

1. En el menú de navegación de la izquierda, haz clic en la pestaña Módulos.
2. Selecciona el módulo desde el que quieres enviar mensajes, p. ej., en Ventas, haz clic en Posibles clientes.
3. En el cuadro Filtro, aplica los filtros pertinentes a tus registros para centrarte en tu público objetivo.

4. Después de segmentar tus registros para tu campaña de SMS, selecciona las casillas de verificación de los posibles clientes a los que quieres enviar un mensaje. Puedes seleccionar la casilla de verificación superior para seleccionarlos todos y usar las flechas de la esquina superior derecha para moverte por las páginas hasta que se hayan seleccionado todos los registros. 

   Nota: Al enviar desde Zoho CRM, el número máximo de contactos que puedes tener en un envío masivo es de 500.

5. Una vez que se hayan seleccionado todos los registros pertinentes, haz clic en el botón Send Bulk Sinch SMS.

   

6. En la ventana emergente de mensajería, puedes configurar tu mensaje:
   1. De: Usa la flecha del menú desplegable para seleccionar tu número de remitente (puedes elegir entre el número del grupo de Sinch o el número de teléfono del propietario del registro).

   2. Para: Consulta los detalles del destinatario al que le estás enviando el mensaje. 

      

   3. Configuración avanzada: Opción para ajustes adicionales. 

      1. Número a utilizar: Selecciona si quieres enviar a Todos los números posibles almacenados en el registro del CRM del destinatario o especifica un número.
      2. Quién debe ser notificado de las respuestas: Selecciona Propietario de cada registro, Yo (usuario que envía el mensaje) u Otros usuarios (seleccionar en el cuadro desplegable Otros usuarios).
      3. Nombre de la campaña: Para facilitar la elaboración de informes, puedes configurar el nombre de la campaña de SMS masivos. Se creará un registro en el módulo Campañas después de que realices el envío. Por defecto, se llamará 'Campaña de SMS/MMS usando {template} para {number of recipients} destinatarios en {date}'.

      

   4. Con plantilla o En blanco: Elige si quieres usar una plantilla o redactar el mensaje desde cero.
      1. Plantilla: Usa la flecha del cuadro desplegable para seleccionar una plantilla o haz clic en Editar para actualizar la plantilla. Haz clic en + Añadir nueva plantilla para crear una nueva plantilla.
      2. En blanco: Empieza a redactar tu mensaje.

   5. Mensaje: Redacta y edita tu mensaje aquí.

      

   6. Archivos adjuntos: Añade contenido MMS con .jpeg, .png, .jpg, .gif, .webp de hasta 410 KB en total.
7. Tendrás que marcar la casilla 'Confirma que todos los contactos a los que estás a punto de enviar han dado su consentimiento explícito y que no es probable que el mensaje que envías se marque como spam/acoso.' para poder enviar el mensaje.
8. Recomendamos comprobar y comprender el coste estimado de la campaña antes de enviarla. Los mensajes más largos y los que incluyen emojis o caracteres especiales son más caros de enviar.
   • Aparecerá una advertencia de caracteres especiales si incluyes emojis o caracteres especiales, p. ej., escrituras asiáticas o caracteres españoles. Los caracteres especiales se resaltan en azul.
9. También puedes recibir una advertencia de zona horaria si alguno de los contactos de la campaña se encuentra en una zona horaria fuera de tu horario de envío aprobado. Puedes enviar la campaña marcando la casilla; sin embargo, te recomendamos que la envíes durante el horario de envío estándar, p. ej., de 8:00 a 19:00.
10. Haz clic en Enviar ahora para enviar el mensaje ya. También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo y en Enviar más tarde si quieres programar el envío del mensaje para una fecha y hora concretas.
11. (Opcional) Puedes ver una vista detallada de las estadísticas del registro de tu campaña justo después de hacer clic en Enviar, haciendo clic en el enlace del recibo de envío emergente. Como alternativa, desde el menú de la izquierda, puedes navegar hasta el módulo Campañas (en Ventas) y hacer clic en la campaña que quieras ver.

Enviar una campaña de SMS masivos con la integración SMS for Zoho CRM

Para enviar una campaña de SMS masivos a más de 500 destinatarios, tendrás que usar la integración SMS for Zoho CRM.

1. Desde el menú de navegación de la izquierda, haz clic en la pestaña Sinch Inbox y SMS masivos.
2. Haz clic en la pestaña Send Bulk Campaign.
3. Selecciona el Módulo del que quieres obtener los registros, p. ej., Posibles clientes.
4. Selecciona los Métodos de búsqueda que quieres usar (Vista personalizada o Filtro manual).
   • Recomendamos usar una Vista personalizada en tu CRM para que puedas usarla en tus campañas de SMS. Selecciona una Plantilla a usar para validar previamente si te faltan campos de combinación en la vista personalizada actual antes de consumir tus Créditos de API para obtener los datos de los registros (puedes cambiar la plantilla en la siguiente pantalla).
   • Alternativamente, puedes usar la opción Filtro manual y filtrar los registros usando Nombre del campo, Tipo de comparación y Valor.
5. (Opcional) Cuando se hayan cargado tus registros filtrados, podrás ver cuántos registros/páginas de datos hay en el segmento. Es útil tomar nota del número total de registros para poder compararlo con el número de envíos final de las estadísticas del registro de la campaña (las discrepancias con el número total de registros indican que es posible que tengas que limpiar tu base de datos de contactos).
6. Haz clic en Siguiente para continuar a la ventana de configuración del mensaje. La ventana de configuración de mensajes muestra los mismos campos para Zoho CRM y la integración de SMS para Zoho CRM.
7. Haz clic en Enviar ahora para enviar el mensaje ya. También puedes hacer clic en la flecha hacia abajo y en Enviar más tarde si quieres programar el envío del mensaje para una fecha y hora concretas.