HubSpot | Synchroniser vos contacts

Une fois votre intégration HubSpot connectée, vous pouvez synchroniser automatiquement vos contacts HubSpot existants dans votre compte Sinch Engage. Vous pouvez configurer la synchronisation des contacts lors de la première installation de l'intégration, activer ou modifier la synchronisation des contacts pour un compte HubSpot déjà connecté, déclencher manuellement la synchronisation des contacts et gérer les indicatifs téléphoniques dans la plateforme Sinch Engage, sans vous soucier des doublons.

Synchronisation des contacts

La synchronisation des contacts est une synchronisation automatique et unidirectionnelle des informations de contact de HubSpot vers la plateforme Sinch Engage. Cela signifie que tous les noms, numéros de téléphone, adresses e-mail et statuts de désinscription à WhatsApp enregistrés dans votre base de données HubSpot seront importés en toute sécurité dans votre compte Sinch Engage, sans qu'aucun téléchargement manuel ne soit nécessaire.

Ces contacts sont clairement identifiés comme « HubSpot » dans votre liste de contacts afin de les distinguer facilement des contacts ajoutés via d'autres sources.

La synchronisation des contacts s'effectue en temps réel et se déclenche automatiquement toutes les 24 heures - cela permet de récupérer les dernières mises à jour de votre liste de contacts HubSpot, y compris les modifications ou les nouvelles entrées, et de les refléter dans votre compte Sinch Engage.

Les messages entrants et sortants envoyés via Sinch Engage apparaîtront automatiquement sur la chronologie du contact concerné dans HubSpot. Cela permet de garder l'historique de vos messages à jour, ce qui facilite la gestion des conversations et la compréhension de votre parcours client en un coup d'œil.

Historique de synchronisation Sinch Engage

L'historique de synchronisation est conservé pendant un an. Pour consulter l'historique de synchronisation dans Sinch Engage :

1. Dans le menu de gauche, accédez à Contacts puis à Historique.
2. Cliquez sur l'onglet Synchronisations pour obtenir les détails des synchronisations en cours et terminées.
3. Pour afficher les rapports détaillés des synchronisations effectuées, cliquez sur l'icône Plus d'options (⋮) et cliquez sur Voir le rapport détaillé.

Le rapport de synchronisation détaillé présente une ventilation des nouveaux contacts, des contacts mis à jour et des contacts non valides.

Configurer la synchronisation des contacts lors de l'installation

Il est très facile de synchroniser les contacts lorsque vous installez l'application Sinch Engage pour l'intégration HubSpot.

1. Dans l'écran de connexion de l'intégration HubSpot, cochez la case Synchroniser mes contacts depuis HubSpot vers Sinch Engage pour activer la synchronisation des contacts.

2. (Optionnel) Si vous souhaitez utiliser la messagerie WhatsApp, cochez la case Synchroniser les contacts pour la messagerie WhatsApp afin de synchroniser ces informations, ce qui vous permettra d'envoyer des campagnes WhatsApp depuis la plateforme Sinch Engage. Tous les numéros WhatsApp synchronisés seront considérés comme abonnés pour recevoir des messages WhatsApp.

   Important : assurez-vous d'avoir obtenu le consentement de vos contacts pour leur envoyer des messages via WhatsApp à l'aide du numéro fourni. En savoir plus sur la politique de messagerie WhatsApp Business.

3. Cliquez sur Connecter.

   

4. Si vous disposez d'une base de données de contacts volumineuse dans HubSpot, vous pouvez optimiser le processus de synchronisation automatique en sélectionnant uniquement les listes que vous prévoyez d'utiliser pour vos campagnes SMS. Cela réduit la synchronisation inutile des données et la nécessité de synchroniser régulièrement un volume important de données. Pour ce faire, cochez la case à côté des listes de contacts que vous souhaitez synchroniser avec Sinch Engage.

5. Cliquez sur Suivant.

   

6. Pour personnaliser vos messages, associez les champs entre Sinch Engage et HubSpot. Utilisez l'option + Associer plus de champs pour ajouter des champs personnalisés. 

   Important : assurez-vous que les types de données des champs correspondent, par exemple, un champ numéro de téléphone sur Sinch doit correspondre à un numéro de téléphone sur HubSpot.

   

7. Cliquez sur Synchroniser les contacts pour terminer la configuration.
8. Vous recevrez un écran de confirmation lorsque votre compte HubSpot aura été connecté avec succès. En fonction du nombre de contacts à importer, vous recevrez un email dès que l'opération sera terminée. Cliquez sur J'ai compris ! pour fermer la fenêtre contextuelle de confirmation.

Activer ou modifier la synchronisation des contacts pour une connexion HubSpot existante

Si vous avez déjà connecté le portail HubSpot à la plateforme Sinch Engage, vous pouvez activer la synchronisation des contacts ou mettre à jour vos listes de contacts précédemment sélectionnées à tout moment. Pour ce faire :

1. Dans la plateforme Sinch Engage, cliquez sur Extensions, puis sur Intégrations dans la barre de navigation à gauche.
2. Recherchez la vignette HubSpot et cliquez sur Voir les détails.
3. Cliquez sur l'onglet Contacts.

Pour activer ou modifier la synchronisation des contacts : 

1. Cochez la case Synchroniser mes contacts de HubSpot vers Sinch Engage pour activer la synchronisation des contacts.

2. (Optionnel) Si vous souhaitez utiliser la messagerie WhatsApp, cochez la case Synchroniser les contacts pour la messagerie WhatsApp afin de synchroniser ces informations, ce qui vous permettra d'envoyer des campagnes WhatsApp depuis la plateforme Sinch Engage. Tous les numéros WhatsApp synchronisés seront considérés comme abonnés pour recevoir des messages WhatsApp.

   Important : assurez-vous d'avoir obtenu le consentement de vos contacts pour leur envoyer des messages via WhatsApp à l'aide du numéro fourni. En savoir plus sur la politique de messagerie WhatsApp Business.

3. Si vous disposez d'une base de données de contacts volumineuse dans HubSpot, vous pouvez optimiser le processus de synchronisation automatique en sélectionnant uniquement les listes que vous prévoyez d'utiliser pour vos campagnes SMS. Cela réduit la synchronisation inutile des données et la nécessité de synchroniser régulièrement un volume important de données. Pour ce faire, cochez la case à côté des listes de contacts que vous souhaitez synchroniser avec Sinch Engage. 

4. Cliquez sur Suivant.

   

5. Pour personnaliser vos messages, associez les champs entre Sinch Engage et HubSpot. Utilisez l'option + Associer plus de champs pour ajouter des champs personnalisés. 

   Important : assurez-vous que les types de données des champs correspondent, par exemple, un champ numéro de téléphone sur Sinch doit correspondre à un numéro de téléphone sur HubSpot.

   

6. Cliquez sur Mettre à jour pour terminer la configuration.

Déclencher la synchronisation manuelle des contacts avec HubSpot

Par défaut, la synchronisation des contacts entre HubSpot et la plateforme Sinch Engage se fait en temps réel et automatiquement toutes les 24 heures. Vous devrez peut-être déclencher manuellement la synchronisation des contacts si vous avez besoin de ces mises à jour plus rapidement, par exemple, si vous venez de mettre à jour les détails des contacts dans HubSpot et que vous souhaitez utiliser ces informations immédiatement pour une campagne SMS.

Vous pouvez consulter l'état de la synchronisation et lancer une synchronisation manuelle à partir des points suivants :

• Écran Nouveau message

  

• Écrans Tous les contacts et Listes de contacts

  

Lorsqu'une synchronisation manuelle est déclenchée, vous recevez une notification et un email une fois qu'elle est terminée. 

Gestion des doublons lors de la synchronisation des contacts

Vous pouvez synchroniser les contacts à partir de plusieurs intégrations prises en charge sans créer de doublons. Ce processus garantit la cohérence de vos données de contact, réduit le nettoyage manuel et permet une segmentation plus précise pour la messagerie multicanale.

• Les contacts ayant le même numéro de téléphone seront fusionnés lors de la synchronisation et balisés avec un libellé Source personnalisé dans la plateforme Sinch Engage sous les propriétés du contact, par exemple : « HubSpot », « Klaviyo ».
• Un seul contact peut appartenir à plusieurs groupes sources afin de permettre une meilleure segmentation. Par exemple, le contact A peut faire partie à la fois des groupes « HubSpot A » et « Klaviyo A ».

Traitement de l'indicatif de pays des numéros de téléphone

Si un numéro de téléphone dans HubSpot ne comprend pas de préfixe international (par exemple, +61, +63, +44), la plateforme Sinch Engage tentera automatiquement d'attribuer le code pays correct avant d'envoyer tout message à ce numéro. Pour ce faire, il vérifie deux emplacements dans le système, par ordre de priorité :

• Priorité 1 : le champ Pays/Région du contact dans HubSpot

  Si le champ Pays/Région est rempli avec un code pays ISO à deux lettres valide (par exemple, AU pour l'Australie, NZ pour la Nouvelle-Zélande, US pour les États-Unis), ce code sera utilisé pour appliquer le code pays approprié. En savoir plus sur les codes ISO à deux lettres des pays.

  

• Priorité 2 : le pays d'envoi par défaut dans votre profil Sinch Engage

  Si le contact HubSpot n'a pas de pays ou de région défini, le pays d'envoi par défaut défini dans votre profil utilisateur Sinch Engage sera utilisé. 

  

Pour éviter les erreurs de livraison des messages, assurez-vous qu'au moins l'une des conditions suivantes est remplie : 

• Tous les numéros de téléphone dans HubSpot incluent un indicatif international.
• Chaque contact HubSpot a un pays/une région valide sélectionné(e).
• Votre profil utilisateur Sinch Engage dispose d'un pays d'envoi par défaut. Si vous envoyez des messages à des contacts situés dans plusieurs pays, ce paramètre seul ne garantit pas une livraison correcte.