Objetivo: Utiliza Salesforce y SMS for Salesforce by Sinch Engage para enviar recordatorios por SMS automatizados para eventos, webinarios y citas. Esto aumenta la asistencia, reduce las ausencias y maximiza el ROI del evento al mantener tu evento presente en la mente de todos.
- Reduce el esfuerzo manual automatizando los recordatorios
- Maximiza la asistencia y el ROI del evento
- Ofrece una experiencia profesional y sin complicaciones a los asistentes
- Aumenta la interacción antes, durante y después de tu evento
- Interactúa con los inscritos en momentos clave del ciclo de vida del evento
Escenario del cliente
Sector del cliente: Cualquier empresa que utilice Salesforce para gestionar eventos, incluyendo tecnología B2B (webinarios), educación (talleres), ventas (demostraciones exclusivas) y agencias de marketing de eventos.
Una organización invierte una gran cantidad de tiempo y presupuesto en la planificación y promoción de eventos. Las inscripciones llegan a través de formularios de páginas web y se realiza su seguimiento en una campaña de Salesforce. Sin embargo, a medida que se acerca el evento, existe un alto riesgo de "ausencias" simplemente porque la gente se olvida.
Los recordatorios por email a menudo se pierden en bandejas de entrada saturadas. El equipo necesita una forma más directa y eficaz de comunicarse con los inscritos para asegurar que asistan.
Al integrar Sinch SMS en sus flujos de trabajo de Salesforce, la empresa puede automatizar todo el proceso de recordatorios. Utilizando la capacidad nativa de Salesforce Flow, el equipo puede programar una secuencia de mensajes SMS personalizados que se envían de forma automática a cada inscrito.
Este enfoque garantiza que los inscritos se mantengan informados y participen, al convertir directamente más inscripciones en asistentes reales.
Al integrar los SMS en los flujos de trabajo de Salesforce, la empresa puede:
- Enviar automáticamente mensajes de confirmación de inscripción
- Programar una serie de recordatorios previos al evento
- Enviar alertas de última hora de "empieza pronto" con enlaces para unirse
- Enviar seguimientos posteriores al evento como mensajes de "agradecimiento" y encuestas de opinión
Requisitos de implementación
Configuración del producto:
- Aplicación de Sinch para Salesforce instalada y autenticada desde AppExchange
- Número con SMS habilitado provisto
- Plantillas de SMS creadas para diferentes etapas del evento (p. ej., confirmación, recordatorio de 1 semana)
- Flujos de Salesforce configurados con rutas programadas
Requisitos de datos:
- Contactos o clientes potenciales con números de móvil válidos y estado de opt in para SMS
- Campañas de Salesforce utilizadas para gestionar eventos y seguir a los inscritos (a través del objeto de Miembro de campaña)
- Campos personalizados en el objeto de Campaña para detalles clave del evento, si se desea, p. ej. AgendaURL o Event.JoinURL
Resumen del flujo de trabajo
Esta solución aprovecha la capacidad de la automatización de Salesforce para crear un recorrido de comunicación fluido para cada inscrito. Usando Salesforce Flow Builder, puedes programar una serie de mensajes SMS para que se envíen en intervalos clave previos, durante y después de tu evento.
- Una persona se inscribe: Un cliente potencial o contacto se añade como un Miembro de campaña a la campaña de Salesforce de tu evento con un estado de "Inscrito".
- Se dispara el Flow de Salesforce: Un Flow con disparador de registro se inicia cuando el nuevo registro de Miembro de campaña se crea.
- Se ponen en cola los recordaorios programados: ElFlo aje
- Sinch envía los SMS personalizados: A la hora programada, el Flow indica a la integración de Sinch que envíe la plantilla de SMS adecuada, personalizada con el nombre del inscrito y los detalles del evento.
Caso de uso clave y guía de configuración
Aquí tienes una guía conceptual para configurar tu sistema automatizado de recordatorios por SMS.
Paso 1: Crea tus plantillas de SMS para todo el ciclo de vida del evento
Considera los puntos de contacto clave donde un mensaje sería más valioso. Personaliza tus plantillas con campos personalizados para ofrecer una mejor experiencia.
Etapas comunes del evento y ejemplos de plantillas:
- Confirmación de inscripción: "¡Hola, {{Contact.FirstName}}, te has inscrito en {{Campaign.Name}}! Estamos encantados de contar contigo. El evento es el {{Campaign.StartDate}}. Añadir al calendario: {{Event.CalendarLink}}"
- Recordatorio de 1 semana: "¡Hola, {{Contact.FirstName}}, tu plaza en {{Campaign.Name}} está a solo una semana! Consulta la agenda completa aquí: {{Campaign.AgendaURL}}"
- Recordatorio de 24 horas: "¡Mañana es el día! No olvides que {{Campaign.Name}} empieza a las {{Campaign.StartTime}}. Si es un evento virtual, usa este enlace para unirte: {{Event.JoinURL}}"
- Recordatorio de 1 hora "Empieza pronto": "¡{{Campaign.Name}} empieza en una hora! Prepárate un café y ponte a punto. Únete aquí: {{Event.JoinURL}}"
- "Agradecimiento" y encuesta posterior al evento: "¡Gracias por asistir a {{Campaign.Name}}, {{Contact.FirstName}}! Nos encantaría conocer tu opinión. Tómate 30 segundos para completar nuestra encuesta: {{Survey.URL}}"
Paso 2: Construye tu automatización en Salesforce Flow
Utiliza Flow Builder para automatizar la entrega de estos mensajes en función de tu campaña de eventos.
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Crea un Flow con disparador de registro:
- Objeto: Miembro de campaña.
- Disparador: Cuando se crea un registro.
- Condiciones de entrada: Establece el Flow para que se ejecute solo para los miembros de una campaña específica o para campañas de cierto tipo (p. ej., Campaign.Type = 'Webinar') y con un estado específico (p. ej., Status = 'Registered').
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Añade múltiples rutas programadas:
- Aquí es donde programas tu secuencia de recordatorios. Crea una Ruta programada (Scheduled Path) separada para cada recordatorio que quieras enviar.
- Ruta 1 (Recordatorio de 1 semana): Fuente de tiempo: Campaign.StartDate, Desplazamiento: 7 días antes.
- Ruta 2 (Recordatorio de 1 día): Fuente de tiempo: Campaign.StartDate, Desplazamiento: 1 día antes.
- Ruta 3 (Recordatorio de 1 hora): Fuente de tiempo: Campaign.StartDate, Desplazamiento: 1 hora antes.
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Añade la acción "Enviar SMS" a cada ruta:
- Dentro de cada ruta programada, añade un elemento de Acción y selecciona la acción de Sinch "Send SMS" (Enviar SMS).
- Configura la acción para enviar la plantilla correspondiente a ese periodo de tiempo (p. ej., usar la plantilla "Recordatorio de 24 horas" en la ruta "1 día antes"). Asigna el número de teléfono del destinatario desde el registro de Contacto o Cliente potencial asociado.
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Activa tu Flow:
- Una vez configuradas tus rutas, guarda y activa el Flow. Tu motor de recordatorios de eventos automatizados está listo para funcionar.
Preguntas frecuentes
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¿Se pueden personalizar los mensajes SMS?
Sí. La aplicación de Sinch para Salesforce te permite utilizar campos personalizados del Contacto, Cliente potencial, Campaña o cualquier objeto estándar o personalizado relacionado, lo que asegura que los mensajes sean personales y relevantes. -
¿Se pueden bifurcar los flujos de trabajo en función de las respuestas?
Sí. Puedes configurar automatizaciones basadas en palabras clave en la aplicación de Sinch para llevar a cabo otras acciones en función de las respuestas entrantes, como añadir a alguien a una campaña nueva o notificar a un representante de ventas. -
¿Puedo utilizarlo para recordatorios de citas individuales?
Sí. Esta misma lógica se puede aplicar a recordatorios de llamadas de ventas o citas de servicios. El Flow tendría un disparador en el objeto de Evento o Tarea en Salesforce en lugar del objeto de Miembro de campaña. -
¿Tengo que escribir código Apex personalizado para esto?
No. Todo este flujo de trabajo se puede crear de forma declarativa con Salesforce Flow Builder apuntando y haciendo clic, y la acción de "Send SMS" (Enviar SMS) incluida en el paquete de Sinch.