Objetivo: Usa Salesforce y SMS for Salesforce by Sinch Engage para automatizar los recordatorios de citas, reducir las ausencias y mejorar la eficiencia operativa a la vez que mejoras la experiencia del cliente.
- Reduce las citas perdidas al mantener los recordatorios presentes para los clientes
- Recupera los ingresos perdidos por ausencias con notificaciones oportunas
- Activa la comunicación bidireccional permitiendo confirmaciones, cancelaciones o reprogramaciones a través de SMS
- Guardar tiempo administrativo mediante flujos de trabajo automatizados usando Salesforce Flow
- Aumenta la satisfacción del cliente con una comunicación cómoda, personal e instantánea
Escenario del cliente
Sector del cliente: Aplicable a la atención sanitaria, la educación, los servicios financieros, los servicios de consultoría y las empresas basadas en servicios
Las empresas a menudo se enfrentan a citas olvidadas, lo que provoca el desperdicio de recursos, la pérdida de ingresos y la interrupción de la programación. Los recordatorios por SMS ofrecen una forma directa y de bajo coste de tener las citas presentes mientras se centraliza la comunicación dentro de Salesforce.
La razón principal de las ausencias no es la falta de interés, es simplemente que la gente se olvida. Al integrar Sinch SMS con tu entorno de Salesforce, puedes abordar este problema de frente. Los recordatorios automatizados por SMS son una forma directa, efectiva y de bajo coste de garantizar que tus citas estén presentes, lo que reduce drásticamente las tasas de ausencias y mantiene el funcionamiento fluido de tu empresa.
Requisitos de implementación
Configuración del producto:
Acceso al editor de Salesforce Flow
Canal de Sinch SMS activado y configurado
ID del remitente configurado
Plantillas de SMS predefinidas creadas para recordatorios y confirmaciones
Requisitos de datos:
Números de móvil válidos para contactos o clientes potenciales
Campos de fecha/hora de la cita o evento
Consentimiento para la comunicación por SMS
Resumen del flujo de trabajo
El poder de esta solución reside en la automatización. Al aprovechar las herramientas de automatización nativas de Salesforce, como el editor de Flow, puedes crear un proceso de "establecer y olvidar" que funciona a la perfección en segundo plano.
El proceso es simple:
- Se crea una cita: Un usuario crea o actualiza un evento o un registro de objeto personalizado en Salesforce con una fecha y hora programadas.
- Se activa Salesforce Flow: Una regla basada en el tiempo en un Salesforce Flow se activa como disparador para ejecutarse a una hora específica antes de la cita (p. ej., 24 horas antes).
- Sinch envía el SMS: El Flow da instrucciones a la integración de Sinch SMS para enviar una plantilla de SMS predefinida y personalizada al contacto o cliente potencial asociado con la cita.
- (Opcional) Se captura la respuesta: Si el cliente responde (p. ej., con "CONFIRMAR" o "CANCELAR"), la respuesta se puede capturar de vuelta en Salesforce, al actualizar el estado de la cita o notificar al propietario del registro.
Caso de uso clave y guía de configuración
Aquí tienes una guía conceptual para configurar tu sistema automatizado de recordatorios por SMS.
Paso 1: Crear tus plantillas de SMS
Diseña tus mensajes de recordatorio. Las mejores plantillas son concisas, claras y procesables. Personalízalas usando campos de combinación de los registros de Salesforce.
- Recordatorio inicial (24-48 horas antes): "Hola, {{Contact.FirstName}}, este es un recordatorio amistoso de tu cita con {{Event.Owner.Name}} el {{Event.StartDate}} a las {{Event.StartTime}}. Por favor, responde CONFIRMAR para confirmar o CANCELAR para reprogramar. Muchas gracias!"
- Recordatorio de seguimiento (1-2 horas antes): "Hola, {{Contact.FirstName}}, tu reunión con {{Event.Owner.Name}} comienza en 1 hora. ¡Estaremos encantados de hablar contigo!"
- Mensaje de confirmación: "Gracias por confirmar tu cita. ¡Esperamos verte!"
Paso 2: Construye tu automatización en Salesforce Flow
Usa el editor Flow de Salesforce para crear la lógica de automatización.
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Crea un flujo desencadenado por registro:
- Objeto: Evento (o tu objeto de cita personalizado).
- Desencadenador: Cuando se crea o actualiza un registro.
- Condiciones: Establecer condiciones para garantizar que el flujo solo se ejecute para citas relevantes (p. ej., Tipo = 'Demo' o Estado = 'Programado').
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Añadir una ruta programada:
- Esta es la clave para los recordatorios basados en el tiempo. Crear una ruta programada que se ejecute en relación a la fecha de la cita.
- Fuente de tiempo: Event.StartDateTime.
- Desplazamiento: 24 horas antes.
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Añadir la acción "Enviar SMS":
- Dentro de la ruta programada, añade un elemento de Acción.
- Busca la acción personalizada de "Enviar SMS" proporcionada por la integración de Sinch.
- Configura la acción al mapear el número de teléfono del destinatario y seleccionar la plantilla de SMS que creaste.
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Activa tu flujo:
- Una vez configurado, guarda y activa el Flow. ¡Tu sistema de recordatorios automatizado ya está activo!
Preguntas frecuentes
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¿Por qué usar SMS en lugar de email o llamadas telefónicas?
El SMS es directo, instantáneo y altamente visible, con unas tasas de apertura excepcionales >98% (la mayoría en cuestión de minutos).
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¿Pueden los clientes reprogramar a través de SMS?
Sí, las respuestas como CONFIRMAR o CANCELAR actualizan automáticamente Salesforce.
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¿Puede esto escalar a cientos o miles de citas?
Sí, Salesforce Flow + Sinch pueden manejar recordatorios automatizados de alto volumen.
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¿Puedo personalizar las plantillas de mensajes?
Sí, los campos de combinación permiten la personalización dinámica con detalles de contacto y eventos.