HubSpot | Sincronizar tus contactos

Una vez conectada la integración de HubSpot, podrás sincronizar automáticamente tus contactos de HubSpot existentes con tu cuenta de Sinch Engage. Puedes configurar la sincronización de contactos cuando instales la integración por primera vez, habilitar o modificar la sincronización de contactos para una conexión de HubSpot existente, activar manualmente la sincronización de contactos y gestionar los códigos de país de los números de teléfono en la plataforma de Sinch Engage, sin preocuparte por los registros duplicados.

Sincronización de contactos

La sincronización de contactos es una sincronización automática unidireccional de la información de contacto desde HubSpot a la plataforma de Sinch Engage. Esto significa que todos los nombres, números de teléfono, emails y estado de bajas de WhatsApp de tu base de datos de HubSpot se importarán de forma segura a tu cuenta de Sinch Engage, sin necesidad de cargas manuales.

Estos contactos están claramente marcados como "HUBSPOT" en tu lista de contactos para distinguirlos fácilmente de los contactos añadidos a través de otras fuentes.

La sincronización de contactos se produce en tiempo real y también se activa automáticamente cada 24 horas: Esto extrae las últimas actualizaciones de tu lista de contactos de HubSpot, incluyendo cualquier cambio o nueva entrada y los refleja en tu cuenta de Sinch Engage.

Los mensajes entrantes y salientes enviados a través de Sinch Engage aparecerán automáticamente en la cronología del contacto correspondiente en HubSpot, lo que mantendrá actualizado tu historial de mensajes y facilitará la gestión de las conversaciones y la comprensión del recorrido del cliente de un solo vistazo.

Historial de sincronización de Sinch Engage

El historial de sincronización se almacena durante 1 año. Para ver el historial de sincronización en Sinch Engage:

1. En el menú de la izquierda, ve a Contactos y luego a Historial.
2. Haz clic en la pestaña de Sincronizaciones para ver los detalles de las sincronizaciones en curso y completadas.
3. Para ver informes detallados de las sincronizaciones completadas, haz clic en el icono Más opciones (⋮) y haz clic en Ver informe detallado.

El informe detallado de sincronización muestra un desglose de los contactos nuevos, los contactos actualizados y los contactos no válidos.

Configurar la sincronización de contactos durante la instalación

Comenzar con la sincronización de contactos es fácil cuando instalas por primera vez la aplicación de Sinch Engage para la integración con HubSpot.

1. En la pantalla de conexión de la integración de HubSpot, marca la casilla Sincronizar mis contactos de HubSpot a Sinch Engage para habilitar la sincronización de contactos.

2. (Opcional) Si deseas utilizar la mensajería de WhatsApp, marca la casilla Sincronizar contactos para la mensajería de WhatsApp para sincronizar estos datos, lo que te permitirá enviar campañas de WhatsApp desde la plataforma de Sinch Engage. Todos los números de WhatsApp sincronizados se considerarán suscritos para recibir mensajes de WhatsApp.

   Importante: Asegúrate de tener el consentimiento de tus contactos para enviarles mensajes a través de WhatsApp utilizando el número proporcionado. Más información sobre la Política de mensajería de WhatsApp Business.

3. Haz clic en Conectar.

   

4. Si tienes una gran base de datos de contactos en HubSpot, puedes mantener la eficiencia del proceso de sincronización automática seleccionando solo las listas que planeas utilizar para las campañas de SMS. Esto reduce la sincronización innecesaria de datos y la necesidad de sincronizar constantemente un gran volumen de datos. Para ello selecciona la casilla situada junto a las listas de contactos que deseas sincronizar con Sinch Engage.

5. Haz clic en Siguiente.

   

6. Para personalizar tus mensajes, asigna los campos entre Sinch Engage y HubSpot. Utiliza la opción + Añadir más campos para añadir campos personalizados. 

   Importante: Asegúrate de que los tipos de datos de los campos coincidan, por ejemplo, un campo de teléfono de Sinch debe coincidir con un número de teléfono de HubSpot.

   

7. Haz clic en Sincronizar contactos para completar la configuración.
8. Aparecerá una pantalla de confirmación cuando tu cuenta de HubSpot se haya conectado correctamente. Dependiendo del número de contactos que se vayan a importar, se te notificará por email tan pronto como se haya completado el proceso. Haz clic en ¡Entendido! para cerrar la ventana emergente de confirmación.

Habilitar o modificar la sincronización de contactos para una conexión de HubSpot existente

Si ya has conectado el portal de HubSpot a la plataforma de Sinch Engage, puedes habilitar la sincronización de contactos o actualizar tus listas de contactos seleccionadas anteriormente en cualquier momento. Para ello:

1. En la plataforma de Sinch Engage, haz clic en Extensiones y, a continuación, en Integraciones en la barra de navegación izquierda.
2. Encuentra el icono de HubSpot y haz clic en Ver detalles.
3. Haz clic en la pestaña Contactos.

Para habilitar o modificar la sincronización de contactos: 

1. Marca la casilla Sincronizar mis contactos de HubSpot con Sinch Engage para activar la sincronización de contactos.

2. (Opcional) Si deseas utilizar la mensajería de WhatsApp, marca la casilla Sincronizar contactos para la mensajería de WhatsApp para sincronizar estos datos, lo que te permitirá enviar campañas de WhatsApp desde la plataforma de Sinch Engage. Todos los números de WhatsApp sincronizados se considerarán suscritos para recibir mensajes de WhatsApp.

   Importante: Asegúrate de tener el consentimiento de tus contactos para enviarles mensajes a través de WhatsApp utilizando el número proporcionado. Más información sobre la Política de mensajería de WhatsApp Business.

3. Si tienes una gran base de datos de contactos en HubSpot, puedes mantener la eficiencia del proceso de sincronización automática seleccionando solo las listas que planeas utilizar para las campañas de SMS. Esto reduce la sincronización innecesaria de datos y la necesidad de sincronizar constantemente un gran volumen de datos. Para ello selecciona la casilla situada junto a las listas de contactos que deseas sincronizar con Sinch Engage. 

4. Haz clic en Siguiente.

   

5. Para personalizar tus mensajes, asigna los campos entre Sinch Engage y HubSpot. Utiliza la opción + Añadir más campos para añadir campos personalizados. 

   Importante: Asegúrate de que los tipos de datos de los campos coincidan, por ejemplo, un campo de teléfono de Sinch debe coincidir con un número de teléfono de HubSpot.

   

6. Haz clic en Actualizar para completar la configuración.

Activa la sincronización manual de contactos con HubSpot

De forma predeterminada, la sincronización de contactos entre HubSpot y la plataforma de Sinch Engage se produce en tiempo real y también se realiza automáticamente cada 24 horas. Es posible que tengas que activar manualmente la sincronización de contactos si necesitas esas actualizaciones antes, por ejemplo, si acabas de actualizar los datos de contacto en HubSpot y quieres utilizar esa información inmediatamente para una campaña de SMS.

Puedes ver el estado de la sincronización y activar una sincronización manual desde:

• Pantalla de mensaje nuevo.

  

• Pantallas Todos los contactos y Listas de contactos.

  

Cuando se activa una sincronización manual, recibirás una notificación y un email una vez que se haya completado. 

Gestión de duplicados en la sincronización de contactos

Puedes sincronizar contactos desde múltiples integraciones compatibles sin crear registros duplicados. Este proceso mantiene la coherencia de tus datos de contacto, reduce la limpieza manual y permite una segmentación más precisa para la mensajería multicanal.

• Los contactos con el mismo número de teléfono se fusionarán durante la sincronización y se etiquetarán con una etiqueta de Origen personalizada en la plataforma de Sinch Engage, en las propiedades del contacto, p. ej., "HubSpot", "Klaviyo".
• Un único contacto puede pertenecer a varios grupos de origen para permitir una mejor segmentación, p. ej. el contacto A puede formar parte tanto de "HubSpot A" como de "Klaviyo A".

Gestión del código de país del número de teléfono

Si un número de teléfono en HubSpot no incluye un prefijo internacional (p. ej. +34, +51, +52, +54, +55, +56...), la plataforma Sinch Engage intentará automáticamente asignar el código de país correcto antes de enviar cualquier mensaje a ese número. Para ello, comprueba dos ubicaciones del sistema, por orden de prioridad:

• Prioridad 1: El campo País/Región del contacto en HubSpot

  Si el campo País/Región se rellena con un código ISO de dos letras válido (p. ej. "ES" para España, "MX" para México, "AR" para Argentina o "CL" para Chile), se utilizará para aplicar el código de país correspondiente. Más información sobre los códigos ISO de dos letras para países.

  

• Prioridad 2: El país de envío predeterminado en tu perfil de Sinch Engage

  Si el contacto de HubSpot no tiene un país o región configurados, se utilizará el país de envío predeterminado definido en tu perfil de usuario de Sinch Engage. 

  

Para evitar errores en la entrega de mensajes, asegúrate de que se cumpla al menos uno de los siguientes requisitos: 

• Todos los números de teléfono de HubSpot incluyen un código de país internacional.
• Cada contacto de HubSpot tiene seleccionado un país/región válido.
• Tu perfil de usuario de Sinch Engage tiene un país de envío predeterminado. Si envías mensajes a contactos de varios países, esta configuración por sí sola no garantizará la entrega correcta.