Objectif : Utiliser Salesforce et SMS for Salesforce by Sinch Engage pour automatiser les rappels de rendez-vous, réduire les absences et améliorer l'efficacité opérationnelle tout en améliorant l'expérience client.
- Réduire les rendez-vous manqués en maintenant les rappels à l'esprit des clients
- Récupérer les revenus perdus dus aux absences grâce à des notifications envoyées au bon moment
- Activer la communication bidirectionnelle pour permettre les confirmations, les annulations ou les reprogrammations par SMS
- Gagner du temps administratif grâce à des flux de travail automatisés utilisant Salesforce Flow
- Augmenter la satisfaction client grâce à une communication pratique, personnelle et instantanée
Scénario client
Secteur du client : Applicable aux soins de santé, à l'éducation, aux services financiers, aux services de conseil et aux entreprises de services
Les entreprises sont souvent confrontées à des rendez-vous oubliés, ce qui entraîne un gaspillage de ressources, une perte de revenus et une programmation perturbée. Les rappels par SMS offrent un moyen direct et peu coûteux de garder les rendez-vous à l'esprit tout en centralisant la communication dans Salesforce.
La raison principale des rendez-vous manqués n'est pas un manque d'intérêt, c'est simplement que les gens oublient. En intégrant les SMS Sinch à votre environnement Salesforce, vous pouvez vous attaquer directement à ce problème. Les rappels par SMS automatisés constituent un moyen direct, efficace et peu coûteux de vous assurer que vos rendez-vous restent à l'esprit, réduisant considérablement les taux d'absence et permettant à votre entreprise de fonctionner de manière fluide.
Exigences de mise en œuvre
Configuration du produit :
Accès à l'éditeur Salesforce Flow
Canal SMS Sinch activé et configuré
ID d'expéditeur configuré
Modèles de SMS prédéfinis créés pour les rappels et les confirmations
Exigences en matière de données :
Numéros de mobile valides pour les contacts ou les prospects
Champs de date/heure du rendez-vous ou de l'événement
Consentement pour la communication par SMS
Résumé du scénario
La puissance de cette solution réside dans l'automatisation. En tirant parti des outils d'automatisation natifs de Salesforce tels que l'éditeur Flow, vous pouvez créer un processus de type « configurer et oublier » qui fonctionne de manière transparente en arrière-plan.
Le processus est simple :
- Un rendez-vous est créé : Un utilisateur crée ou met à jour un événement ou un enregistrement d'objet personnalisé dans Salesforce avec une date et une heure programmées.
- Salesforce Flow est déclenché : Une règle temporelle dans un Salesforce Flow est déclenchée pour s'exécuter à une heure spécifiée avant le rendez-vous (par ex. 24 heures avant).
- Sinch envoie le SMS : Le Flow indique à l'intégration SMS Sinch d'envoyer un modèle de SMS personnalisé et prédéfini au contact ou au prospect associé au rendez-vous.
- (Optionnel) La réponse est capturée : Si le client répond (par ex. par « CONFIRM » ou « CANCEL »), la réponse peut être capturée dans Salesforce, mettant à jour le statut du rendez-vous ou notifiant le propriétaire de l'enregistrement.
Guide de configuration et cas d'utilisation clé
Voici un guide conceptuel pour configurer votre système de rappels automatisés par SMS.
Étape 1 : Créer vos modèles de SMS
Concevez vos messages de rappel. Les meilleurs modèles sont concis, clairs et incitent à l'action. Personnalisez-les en utilisant des champs de fusion provenant des enregistrements Salesforce.
- Rappel initial (24 à 48 heures avant) : "Bonjour {{Contact.FirstName}}, ceci est un rappel amical de votre rendez-vous avec {{Event.Owner.Name}} le {{Event.StartDate}} à {{Event.StartTime}}. Veuillez répondre CONFIRM pour confirmer ou CANCEL pour reprogrammer. Merci!"
- Rappel de suivi (1 à 2 heures avant) : "Bonjour {{Contact.FirstName}}, votre réunion avec {{Event.Owner.Name}} commence dans 1 heure. Nous avons hâte de vous parler !"
- Message de confirmation : "Merci d'avoir confirmé votre rendez-vous. Nous avons hâte de vous voir !"
Étape 2 : Créez votre automatisation dans Salesforce Flow
Utilisez l'éditeur Flow de Salesforce pour créer la logique d'automatisation.
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Créer un flux déclenché par un enregistrement :
- Objet : Événement (ou votre objet de rendez-vous personnalisé).
- Déclencheur : Lorsqu'un enregistrement est créé ou mis à jour.
- Conditions : Définissez des conditions pour vous assurer que le flux s'exécute uniquement pour les rendez-vous pertinents (par ex., Type = 'Démo' ou Statut = 'Planifié').
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Ajouter un chemin programmé :
- C'est la clé des rappels basés sur le temps. Créez un chemin programmé qui s'exécute par rapport à la date du rendez-vous.
- Source de temps : Event.StartDateTime.
- Décalage : 24 heures avant.
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Ajouter l'action « Envoyer un SMS » :
- Dans le chemin programmé, ajoutez un élément Action.
- Recherchez l'action personnalisée « Envoyer un SMS » fournie par l'intégration Sinch.
- Configurez l'action en mappant le numéro de téléphone du destinataire et en sélectionnant le modèle de SMS que vous avez créé.
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Activer votre flux :
- Une fois configuré, sauvegardez et activez le Flow. Votre système de rappel automatisé est maintenant en ligne !
FAQ
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Pourquoi utiliser le SMS plutôt que l'email ou les appels téléphoniques ?
Le SMS est direct, instantané et très visible, avec des taux d'ouverture exceptionnels >98 % (la plupart dans les minutes qui suivent).
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Les clients peuvent-ils reprogrammer par SMS ?
Oui - Des réponses comme CONFIRM ou CANCEL mettent automatiquement à jour Salesforce.
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Cela peut-il passer à l'échelle pour des centaines ou des milliers de rendez-vous ?
Oui - Salesforce Flow + Sinch peut gérer des rappels automatisés en grand volume.
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Puis-je personnaliser les modèles de messages ?
Oui - Les champs de fusion permettent une personnalisation dynamique avec les détails du contact et de l'événement.