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La boîte de réception vous permet de visualiser tous les messages entrants des 90 derniers jours, ce qui constitue un moyen très efficace de gérer les conversations avec vos contacts en temps réel, et d'offrir à vos clients une expérience d'engagement organique.
Navigation dans la boîte de réception
La boîte de réception se trouve dans le menu principal, sur le côté gauche de la plateforme de messagerie.
Fonctionnalités de gestion de la boîte de réception
- Onglet Messages ouverts : il s'agit de l'onglet par défaut, dans lequel se trouvent tous vos messages actifs.
- Onglet Messages fermés : vous y trouverez tous les messages « fermés » ou « archivés ». Même si une conversation a été fermée, vous pouvez toujours envoyer des messages ou recevoir une réponse. Toute nouvelle activité sur la conversation fermée la replacera automatiquement dans votre onglet « Messages ouverts ».
- Onglet Messages non lus : filtrez vos conversations par « Messages non lus » uniquement. C'est utile lors de la gestion de campagnes plus importantes, où vous devez identifier rapidement les messages nécessitant une réponse.
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Nouveau message : le bouton « plus » (en haut à droite) ouvre un nouveau message. Vous pouvez saisir un numéro de téléphone ou rechercher un contact enregistré dans le champ de saisie. Si vous avez une conversation ouverte ou fermée avec le destinataire au cours des 90 derniers jours, le portail de messagerie affichera automatiquement ce fil de discussion.
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Tous lus : utilisez l'ellipse verticale (trois points) pour marquer tous les messages comme lus ou pour fermer tous les messages lus. En sélectionnant la fermeture, toutes les conversations lues sont déplacées vers l'onglet Fermé.
- Rechercher un contact : recherchez dans votre boîte de réception les conversations relatives à des contacts ou à des numéros spécifiques.
- Attribuer à un utilisateur* : vous pouvez cliquer sur l'avatar du profil dans une conversation pour attribuer un utilisateur spécifique à la gestion de la conversation, ou pour l'en retirer. Si un utilisateur a déjà été attribué, l’icône de l’utilisateur sera remplacée par les initiales de l’utilisateur attribué.
- Filtres d'attribution* : vous pouvez filtrer votre boîte de réception pour toutes les conversations, les conversations non attribuées ou les conversations attribuées à des utilisateurs spécifiques. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs utilisateurs, qui peuvent gérer des campagnes différentes, et qui travaillent tous à partir du même compte.
Navigation dans la conversation
Si votre boîte de réception contient des messages non lus, un drapeau s'affiche à deux endroits :
- Dans le volet de navigation de gauche : le drapeau situé à côté de la boîte de réception dans le menu principal indique le nombre de contacts dont les messages n'ont pas été lus.
- Dans la boîte de réception : un point bleu à côté de l'horodatage indique un message non lu.
Note : Vous pouvez configurer des notifications de bureau pour vous avertir de chaque nouveau message entrant.
Pour ouvrir une conversation, il suffit de cliquer dessus et le fil de discussion s'ouvrira alors à droite :
Fonctionnalités de gestion des conversations
- Champ attribué : utilisez l'icône de l'avatar en haut de votre conversation pour afficher ou modifier l'utilisateur attribué à la conversation.
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Bouton Fermer la conversation : ce bouton permet de fermer la conversation et de la déplacer de l'onglet Ouvert vers l'onglet Fermé. Si vous souhaitez rouvrir la conversation, localisez le message dans l'onglet Fermé : à la place du bouton Fermer, vous trouverez alors un bouton Rouvrir la conversation. Toute activité de messagerie dans la conversation la rouvrira automatiquement et la déplacera dans l'onglet Ouvert.
- Panneau Profil de contact : le panneau de profil de contact s'ouvre lorsque vous cliquez sur une conversation. À partir de là, vous pouvez créer un nouveau contact en utilisant le numéro de téléphone de l'expéditeur/du destinataire du message, s'il n'est pas déjà enregistré. Remplissez les champs obligatoires et cliquez sur Sauvegarder en bas à droite une fois que vous avez terminé. Si le contact existe déjà et que vous devez le mettre à jour ou modifier ses détails, vous pouvez cliquer sur Modifier, effectuer les changements, puis cliquer sur Sauvegarder.
Remarque : si le contact répond à un message avec l'un de vos mots-clés d'opt-out (et que vous avez activé la fonction d'opt-out automatique dans les paramètres du compte), il sera automatiquement désabonné, et vous ne pourrez pas lui envoyer d'autres messages sans l'avoir préalablement réabonné.
- Nom de la campagne : si un message est envoyé dans le cadre d'une campagne, le nom de la campagne sera affiché au-dessus du message afin que vous puissiez facilement voir à quelle campagne vos contacts répondent. Lorsque vous envoyez une campagne à plusieurs contacts, le message apparaît automatiquement dans la fenêtre de conversation de chaque destinataire, et toutes les réponses entre vous et chaque destinataire restent spécifiques à ce contact particulier (autrement dit, l’envoi d’une réponse n’ira qu’au contact qui vous a envoyé la réponse, et non à l’ensemble de la liste de contacts).
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Fenêtre de conversation : les messages sortants sont colorés et apparaissent à droite. Les messages entrants apparaissent à gauche en gris. En survolant un message entrant, vous verrez apparaître une enveloppe au-dessus de celui-ci. En cliquant dessus, vous aurez l’option de marquer un message comme non lu :
Cette fonction est particulièrement utile si plusieurs personnes gèrent la même boîte de réception et que vous souhaitez que quelqu'un d'autre soit informé de ce message, ou si vous souhaitez simplement le laisser non lu pour vous rappeler qu'il nécessite une attention ultérieure.
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Canal : Dans le fil de discussion, le type de canal utilisé pour envoyer le message est indiqué :
Nouveau rédacteur de messages
En bas du fil de discussion, un nouveau rédacteur de messages peut être utilisé pour répondre aux messages directement dans la boîte de réception.
Navigation dans le rédacteur de messages
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Sélecteur d'ID d'expéditeur : si plusieurs ID d'expéditeurs sont configurés pour votre compte, vous pouvez utiliser cette liste déroulante pour spécifier celui à partir duquel vous souhaitez envoyer votre message. Vous n’avez pas besoin de choisir un numéro à chaque fois que vous envoyez un message : le système l’enverra automatiquement à partir de votre ID d'expéditeur par défaut. Si vous envoyez via le pool de numéros partagés, la conversation restera dans un seul fil de discussion dans votre boîte de réception, même si le destinataire recevra chaque message d’un numéro différent.
Note : Si vous envoyez un message RCS, celui-ci apparaîtra en tant qu'expéditeur de secours :
- Modèles (icône de dossier) : si vous avez enregistré des modèles, vous pouvez les sélectionner ici pour les ajouter à votre message.
- Emojis : utilisez ce bouton pour inclure des emojis dans votre message. Rappelez-vous que les emojis sont classés comme Unicode, et affecteront le nombre de caractères utilisés dans votre message.
- Compteur de caractères : sur le côté droit se trouve un compteur, que vous pouvez utiliser pour vérifier le nombre de caractères de votre message.
- Bouton Joindre un média : utilisez l'icône « plus » pour joindre des médias et des fichiers.
- Bouton Programmer l'envoi : utilisez l'icône de l'horloge pour programmer l'envoi de votre message de personne à personne à une heure/date ultérieure.
- Bouton Envoyer : ce bouton sera grisé jusqu’à ce que vous remplissiez la fenêtre de contenu du message. Une fois que vous avez saisi votre message (ou sélectionné un modèle), vous pourrez cliquer dessus pour l'envoyer.