Zoho WorkDrive | Erweiterte Medienspeicherung und -kontrolle

Zoho WorkDrive ist eine Cloud-basierte Plattform für Dateispeicherung und Zusammenarbeit von Zoho, die eng in das Zoho-Ökosystem, einschließlich Zoho CRM, integriert ist. Sinch Engage SMS für Zoho CRM bietet jetzt Support für Zoho WorkDrive als empfohlenes Speicherziel für Mediendateien und Dokumente, die per MMS ausgetauscht werden.

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive ist die native Cloud-Speicherlösung von Zoho und ermöglicht:

• Zentralisierte Dateispeicherung: Speichern Sie alle Mediendateien und Dokumente an einem Ort innerhalb Ihres Zoho-Kontos
• Teamzusammenarbeit: Teilen Sie Dateien teamübergreifend innerhalb von Zoho CRM und anderen Zoho-Apps
• Zugriffskontrolle: Verwalten Sie mit dem integrierten Berechtigungssystem von Zoho, wer Dateien anzeigen oder bearbeiten kann
• Native Zoho-Integration: In WorkDrive gespeicherte Dateien sind direkt aus Zoho CRM-Datensätzen zugänglich
• Compliance und Dateneigentum: Der Kunde behält das volle Eigentum; die Daten verbleiben innerhalb seiner Zoho-Umgebung

Wenn Sie Zoho WorkDrive mit Ihrer Sinch Engage-Erweiterung verbinden, werden alle Mediendateien/Dokumente, die als MMS versendet oder empfangen werden, automatisch in einem dedizierten Ordner in Ihrem Zoho WorkDrive Break-Konto gespeichert.

Zoho WorkDrive verbinden

Ein Zoho-Konto mit Administratorrechten kann ein Zoho WorkDrive Teams-Konto direkt über die Einstellungen der Sinch Engage-Erweiterung in Zoho CRM verbinden. 

Voraussetzungen

• Sinch Engage SMS für Zoho CRM-Erweiterung installiert (Mindestversion: 2392+)

• Zoho CRM-Administratorzugriff

• Zoho WorkDrive Teams im Zoho WorkDrive STARTER+-Abonnement des Kunden verfügbar (in Zoho One enthalten)

• Aktives Zoho WorkDrive-Konto für den verbindenden Nutzer

WorkDrive verbinden

1. Navigieren Sie in Zoho CRM zur Sinch Engage SMS-Erweiterung. Öffnen Sie den Bereich Einstellungen oder Konfiguration über das Menü Erweiterungs-Widget oder CRM-Einstellungen. Dies ist auch im Onboarding-Assistenten sichtbar.

2. Suchen Sie in den Erweiterungseinstellungen die MMS-Einstellungen – hier wird die WorkDrive-Integration konfiguriert.

   

3. Klicken Sie auf Zoho WorkDrive verbinden, woraufhin Sie zu einem Zoho OAuth-Autorisierungsbildschirm weitergeleitet werden.

4. Melden Sie sich mit Ihrem Zoho-Konto an (falls noch nicht geschehen) und erteilen Sie der Sinch-Erweiterung die Berechtigung, in Ihrem Namen auf Zoho WorkDrive zuzugreifen.

   

5. Verbindung speichern und bestätigen. Sobald Sie autorisiert sind, kehren Sie zu den Erweiterungseinstellungen zurück. Sie sollten eine Bestätigung sehen, dass WorkDrive nun verbunden ist. 

   Alle neuen ausgehenden und eingehenden Mediendateien werden automatisch im WorkDrive-Ordner gespeichert und aufbewahrt. In WorkDrive wird ein dedizierter Ordner erstellt (z. B. Sinch Conversational Assets).

   Hinweis: Bestehende MMS Vorlagen und Workflows, die Anhänge wie PDF, Bilder und Videos verwenden, müssen möglicherweise aktualisiert werden, um nach dem Verbinden mit WorkDrive zu funktionieren.

Zoho WorkDrive trennen

Sie können Zoho WorkDrive jederzeit in den Erweiterungseinstellungen trennen. 

Bevor Sie dies tun, überprüfen Sie bitte die Auswirkungen auf Ihre gespeicherten Medien:

• Dateien, die bereits in Zoho WorkDrive gespeichert sind, werden nicht gelöscht, wenn die Integration getrennt wird – sie verbleiben in Ihrem WorkDrive-Konto.

• Wenn die Erweiterung auch deinstalliert wird, ohne dass WorkDrive verbunden ist, können Mediendateien dauerhaft verloren gehen.

WorkDrive trennen

1. Navigieren Sie in Zoho CRM zu den Einstellungen der Sinch Engage SMS-Erweiterung.

2. Suchen Sie den Abschnitt MMS-Einstellungen im Einstellungsbereich.

   

3. Klicken Sie auf den Button Trennen oder Entfernen neben dem WorkDrive-Verbindungsstatus.

   

4. Es erscheint eine Bestätigungsabfrage, die die Auswirkungen auf die zukünftige Medienspeicherung erklärt. Bestätigen Sie, um fortzufahren.

5. Die Medienspeicherung fällt auf den von Sinch verwalteten Zwischenspeicher zurück. In WorkDrive gespeicherte Dateien sind nicht betroffen und bleiben im Zoho-Konto des Kunden zugänglich.

   

   Hinweis: Bestehende MMS Vorlagen und Workflows, die Anhänge wie PDF, Bilder und Videos verwenden, müssen möglicherweise aktualisiert werden, um nach dem Verbinden mit WorkDrive zu funktionieren.

Nach der Trennung – Speicherverhalten

• Zuvor in WorkDrive gespeicherte Dateien: Bleiben zugänglich und werden nicht gelöscht.

• Neue Medien (nach der Trennung): Von Sinch mit einer 90-tägigen Kundenbindungsrichtlinie gespeichert.

• Um erneut zu verbinden: Führen Sie die Schritte zum Verbinden jederzeit erneut aus.