Zoho CRM | Envoyer des messages automatisés pour les modules Réunions/Tâches/Appels

Créez des règles de workflow personnalisées pour envoyer un message automatisé pour les modules Tâches, Réunions et Appels.

Créer une règle de workflow personnalisée pour les messages automatisés des modules Réunions/Tâches/Appels

1. Connectez-vous à Zoho CRM.
2. Cliquez sur l'icône ⚙️ Paramètres dans la barre de menu de gauche.
3. Cliquez sur Règles de workflow (sous Automatisation).

4. Cliquez sur le bouton Créer une règle.

   

5. Dans la fenêtre qui s'affiche, configurez la règle :
   • Module : sélectionnez un module où le workflow aura lieu, par exemple Réunions.
   • Nom de la règle : saisissez un nom pour la règle, par exemple Déclencher un SMS pour une réunion.

   • Description (facultatif) : saisissez une description pour identifier facilement la règle, par exemple Message de confirmation de réunion.

     

6. Cliquez sur le bouton Suivant.

7. Dans l'écran du workflow, sélectionnez quand exécuter la règle, par exemple déclencher un SMS lorsqu'une nouvelle réunion est créée. Pour ce faire, sélectionnez Action sur l'enregistrement et Créer.

   

8. Cliquez sur le bouton Suivant.

9. Sélectionnez les réunions auxquelles vous souhaitez appliquer la règle :

   • Réunions correspondant à certaines conditions
   • Toutes les réunions

   

10. Cliquez sur le bouton Terminé.

11. Dans le menu déroulant Actions instantanées, sélectionnez Send Smooth SMS.

    

12. Dans la fenêtre qui s'affiche, configurez votre workflow SMS :
    • Description du workflow SMS : saisissez une description pour identifier facilement le workflow.
    • Qui doit être informé des réponses ? : par défaut, ce champ sera rempli avec Propriétaire de chaque enregistrement. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Moi si vous (l'utilisateur qui crée le workflow) souhaitez recevoir toutes les notifications de réponse.
    • De : par défaut, ce champ sera rempli avec le Numéro du propriétaire de l'enregistrement. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un autre numéro d'ID d'expéditeur pour envoyer votre message.
    • Numéro du destinataire : utilisez le menu déroulant pour sélectionner le champ du numéro d'enregistrement à utiliser, par exemple Mobile.

    • Enregistrement auquel lier : ce champ identifie où consigner l'activité du workflow. Par défaut, ce champ sera rempli avec Événements, ce qui consignera toute activité sur l'enregistrement du prospect. 

      (Facultatif) Si vous utilisez le menu déroulant pour ajouter Envoyer à l'utilisateur, un nouveau champ Envoyer à l'utilisateur - saisir l'ID utilisateur apparaîtra et sera rempli avec #Owner.Id. Cela lie le propriétaire de l'enregistrement assigné afin qu'il soit informé de toute activité de messagerie, par exemple lorsqu'une réponse est reçue.

      

    • Modèle de message : composez votre message ici. Utilisez les menus déroulants des champs de fusion pour remplir les champs de fusion dans le modèle de message.

    • Pièces jointes : ajoutez ou déposez des pièces jointes.

      

    • Paramètres avancés
      • Ignorer la vérification des doublons : par défaut, l'envoi de messages en double au même numéro est bloqué. Pour continuer à bloquer les messages en double, laissez cette case décochée.
      • Ignorer la vérification de la reprogrammation : empêche l'envoi automatique d'un message en dehors d'une plage horaire prédéterminée, par exemple en dehors des heures de bureau. Pour éviter d'envoyer des messages en dehors de cette plage horaire, laissez cette case décochée.

      • Annulation de la séquence SMS automatisée en cas de réponse préalable : si vous envoyez une séquence SMS automatisée, cocher cette case arrêtera l'envoi de tout message ultérieur de la séquence si le contact répond. 

        Si vous effectuez un envoi à un grand nombre de destinataires, vous pouvez échelonner votre envoi, en particulier si vous transférez les réponses vers un mobile ou si vous souhaitez pouvoir gérer les réponses via la boîte de réception afin d'éviter de recevoir trop de réponses en même temps.

      • Campagne : le cas échéant, vous pouvez sélectionner un nom de campagne dans le menu déroulant.

      • Saisir manuellement l'ID de la campagne : le cas échéant, vous pouvez coller manuellement l'ID de votre campagne.

        

13. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
14. Saisissez un Nom pour l'Action instantanée.
15. Cliquez sur Enregistrer et associer.
16. Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur gauche pour confirmer et activer votre workflow.