Créez des règles de workflow personnalisées pour envoyer automatiquement des SMS/MMS, ou mettez en place un système qui distribue des SMS de manière autonome.
Créer une règle de workflow personnalisée pour les SMS/MMS automatisés
- Connectez-vous à Zoho CRM.
- Cliquez sur l'icône ⚙️ Paramètres dans la barre de menu de gauche.
- Cliquez sur Règles de workflow (sous Automatisation).
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Cliquez sur le bouton Créer une règle.
- Dans la fenêtre contextuelle, configurez la règle :
- Module : sélectionnez un module dans lequel le workflow se déroulera, par exemple, Pistes.
- Nom de la règle : saisissez un nom pour la règle, par exemple, SMS de bienvenue.
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(Facultatif) Description : saisissez une description pour identifier facilement la règle, par exemple, Message de bienvenue.
- Cliquez sur le bouton Suivant.
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Sur l'écran du workflow, sélectionnez quand exécuter la règle, par exemple, déclencher un SMS lorsqu'une nouvelle Piste est créée. Pour ce faire, sélectionnez Action d'enregistrement et Créer.
- Cliquez sur le bouton Suivant.
- Sélectionnez à quelles pistes vous souhaitez appliquer la règle :
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Pistes correspondant à certaines conditions, par exemple, **Le statut de la piste est différent de Contacté** (le SMS ne sera envoyé qu'aux nouvelles pistes n'ayant pas encore reçu de communication).
- Toutes les pistes
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- Cliquez sur le bouton Terminé.
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Dans le menu déroulant Actions instantanées, sélectionnez Send Smooth SMS.
- Dans la fenêtre contextuelle, configurez votre workflow SMS :
- Description du workflow SMS : saisissez une description pour identifier facilement le workflow.
- Qui doit être notifié des réponses ? : par défaut, ce champ sera renseigné avec Propriétaire de chaque enregistrement. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner Moi si vous (l'utilisateur qui crée le workflow) souhaitez recevoir toutes les notifications de réponse.
- De : par défaut, ce champ sera renseigné avec Numéro du propriétaire de l'enregistrement. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un autre numéro d'ID d'expéditeur pour envoyer votre message.
- Numéro de destination : par défaut, ce champ sera renseigné avec Tous les numéros possibles. Cliquez sur le X pour supprimer l'option désignée, puis utilisez le menu déroulant pour sélectionner le champ du numéro d'enregistrement à utiliser, par exemple, Mobile.
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Enregistrement à lier : ce champ identifie l'endroit où consigner l'activité du workflow. Par défaut, ce champ sera renseigné avec Pistes, ce qui consignera toute activité sur l'enregistrement de la piste.
(Facultatif) Si vous utilisez le menu déroulant pour ajouter Envoyer à l'utilisateur, un nouveau champ Envoyer à l'utilisateur - saisir l'ID utilisateur apparaîtra et sera renseigné avec #Owner.Id. Ceci lie le propriétaire de l'enregistrement assigné afin qu'il soit notifié de toute activité de messagerie, par exemple, lors de la réception d'une réponse.
- Modèle de message : rédigez votre message ici. Utilisez les menus déroulants des champs de fusion pour renseigner les champs de fusion dans le modèle de message.
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Pièces jointes : ajoutez ou déposez des fichiers en pièce jointe.
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Paramètres avancés
- Ignorer la vérification des doublons : par défaut, l'envoi de messages en double au même numéro est bloqué. Pour continuer à bloquer les messages en double, laissez cette case décochée.
- Ignorer la vérification de la reprogrammation : empêche l'envoi automatique d'un message en dehors d'une période prédéterminée, par exemple, en dehors des heures de bureau. Pour éviter d'envoyer des messages en dehors de cette période, laissez cette case décochée.
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Annulation du SMS goutte-à-goutte en cas de réponse préalable : si vous envoyez une séquence de SMS goutte-à-goutte automatisée, le fait de cocher cette case arrêtera l'envoi de tout message goutte-à-goutte ultérieur si le contact répond.
Si vous effectuez un envoi à un grand nombre de destinataires, vous pouvez échelonner votre envoi, en particulier si vous transférez les réponses vers un mobile ou si vous souhaitez pouvoir gérer les réponses via la boîte de réception pour éviter de recevoir trop de réponses en même temps.
- Campagne : le cas échéant, vous pouvez sélectionner un nom de campagne dans le menu déroulant.
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Saisir manuellement l'ID de campagne : le cas échéant, vous pouvez coller manuellement votre ID de campagne.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Saisissez un Nom pour l'Action instantanée.
- Cliquez sur Enregistrer et associer.
- (Facultatif) Si vous souhaitez créer une Action planifiée pour suivre votre Action instantanée, par exemple, envoyer un message de suivi le lendemain de l'envoi du premier message, cliquez sur la section Actions planifiées.
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Sélectionnez le nombre d'Heures, de Jours ou de Minutes après l'Action instantanée à laquelle vous souhaitez déclencher l'Action planifiée. Cliquez sur le bouton Suivant.
**Remarque :** l'**Action planifiée** ne se déclenchera que si la **Condition 1** reste « vraie », par exemple, si la condition est « Le statut de la piste est différent de Contacté », si la piste n'est pas contactée dans un délai d'un jour à compter du déclenchement de l'**Action instantanée** (SMS de bienvenue), alors l'**Action planifiée** (SMS de suivi) se déclenchera. Si la piste est contactée et que son statut est mis à jour, le message de suivi ne sera pas envoyé.
- Dans le menu déroulant Actions planifiées, sélectionnez Send Smooth SMS.
- Dans la fenêtre contextuelle, configurez votre workflow SMS d'Actions planifiées. Pour rendre l'expérience plus personnelle, n'oubliez pas de modifier le contenu du message, car il s'agira d'un message de suivi.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Saisissez un Nom pour l'Action planifiée.
- Cliquez sur Enregistrer et associer.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer dans le coin inférieur gauche pour confirmer et activer votre workflow.