Zoho CRM | Envío de mensajes automatizados para los módulos Reuniones/Tareas/Llamadas

Crea reglas de flujo de trabajo personalizadas para enviar un mensaje automatizado para los módulos Tareas, Reuniones y Llamadas.

Crear una regla de flujo de trabajo personalizada para mensajes automatizados para los módulos Reuniones/Tareas/Llamadas

1. Inicia sesión en Zoho CRM.
2. Haz clic en el icono ⚙️ Ajustes de la barra de menú de la izquierda.
3. Haz clic en Reglas de flujo de trabajo (en Automatización).

4. Haz clic en el botón Crear regla.

   

5. En la ventana emergente, configura la regla:
   • Módulo: Selecciona un módulo donde se ejecutará el flujo de trabajo, p. ej., Reuniones.
   • Nombre de la regla: Introduce un nombre para la regla, p. ej., Activar SMS para reunión.

   • (Opcional) Descripción: Introduce una descripción para identificar fácilmente la regla, p. ej., Mensaje de confirmación de reunión.

     

6. Haz clic en el botón Siguiente.

7. En la pantalla de flujo de trabajo, selecciona cuándo ejecutar la regla; p. ej., activar un SMS cuando se cree una nueva Reunión. Para ello, selecciona Acción de registro y Crear.

   

8. Haz clic en el botón Siguiente.

9. Selecciona qué reuniones quieres aplicar la regla:

   • Reuniones que coinciden con ciertas condiciones
   • Todas las reuniones

   

10. Haz clic en el botón Hecho.

11. En el menú desplegable Acciones instantáneas, selecciona Send Smooth SMS.

    

12. En la ventana emergente, configura tu flujo de trabajo de SMS:
    • Descripción del SMS del flujo de trabajo: Introduce una descripción para identificar fácilmente el flujo de trabajo.
    • ¿Quién debe recibir notificaciones de las respuestas?: Por defecto, este campo se rellenará con Propietario de cada registro. Usa el menú desplegable para seleccionar Yo si tú (el usuario que crea el flujo de trabajo) quieres recibir todas las notificaciones de respuesta.
    • De: Por defecto, este campo se rellenará con Número del propietario del registro. Usa el menú desplegable para seleccionar un número de ID de remitente diferente para enviar tu mensaje.
    • Número al que enviar: Usa el menú desplegable para seleccionar qué campo de número de registro usar, p. ej., Móvil.

    • Registro al que enlazar: Este campo identifica dónde registrar la actividad del flujo de trabajo. Por defecto, este campo se rellenará con Eventos, lo que registrará cualquier actividad en el registro del lead. 

      (Opcional) Si usas el menú desplegable para añadir Enviar al usuario, aparecerá un nuevo campo Enviar al usuario: introducir ID de usuario y se rellenará con #Owner.Id. Esto enlaza al propietario del registro asignado para que reciba una notificación de cualquier actividad de mensajería, p. ej., cuando se recibe una respuesta.

      

    • Plantilla de mensaje: Redacta aquí tu mensaje. Usa los menús desplegables de campos de fusión para rellenar los campos de fusión en la plantilla del mensaje.

    • Archivos adjuntos: Añade o arrastra archivos adjuntos.

      

    • Ajustes avanzados
      • Omitir comprobación de duplicados: Por defecto, se bloquea el envío de mensajes duplicados al mismo número. Para seguir bloqueando los mensajes duplicados, deja esta casilla sin marcar.
      • Omitir comprobación de reprogramación: Impide que un mensaje se envíe automáticamente fuera de un marco temporal predeterminado, p. ej., fuera del horario laboral. Para evitar el envío de mensajes fuera de este horario, deja esta casilla sin marcar.

      • Cancelar SMS de goteo si hay respuesta previa: Si estás enviando una secuencia automatizada de SMS de goteo, al marcar esta casilla se detendrá el envío de los siguientes mensajes de goteo si el contacto responde. 

        Si envías a un gran volumen de destinatarios, puede que te interese escalonar el envío, sobre todo si reenvías las respuestas a un móvil o quieres poder gestionar las respuestas a través de la bandeja de entrada para evitar recibir demasiadas respuestas al mismo tiempo.

      • Campaña: Si procede, puedes seleccionar un nombre de campaña en el menú desplegable.

      • Introducir ID de campaña manualmente: Si procede, puedes pegar manualmente tu ID de campaña.

        

13. Haz clic en el botón Guardar.
14. Introduce un Nombre para la Acción instantánea.
15. Haz clic en Guardar y asociar.
16. Haz clic en el botón Guardar de la esquina inferior izquierda para confirmar y activar tu flujo de trabajo.