Zoho CRM | Envía mensajes SMS/MMS automatizados

Crea reglas de flujo de trabajo personalizadas para enviar mensajes SMS/MMS automáticamente o configura un sistema que envíe mensajes SMS por sí solo.

Crear una regla de flujo de trabajo personalizada para mensajes SMS/MMS automatizados

1. Inicia sesión en Zoho CRM.
2. Haz clic en el icono ⚙️ Ajustes de la barra de menú de la izquierda.
3. Haz clic en Reglas de flujo de trabajo (en Automatización).

4. Haz clic en el botón Crear regla.

   

5. En la ventana emergente, configura la regla:
   • Módulo: selecciona un módulo en el que se aplicará el flujo de trabajo, p. ej., Clientes potenciales.
   • Nombre de la regla: introduce un nombre para la regla, p. ej., SMS de bienvenida.

   • (Opcional) Descripción: introduce una descripción para identificar fácilmente la regla, p. ej., Mensaje de bienvenida.

     

6. Haz clic en el botón Siguiente.

7. En la pantalla del flujo de trabajo, selecciona cuándo ejecutar la regla; p. ej., activar un SMS cuando se cree un nuevo cliente potencial. Para ello, selecciona Acción de registro y Crear.

   

8. Haz clic en el botón Siguiente.
9. Selecciona a qué clientes potenciales te gustaría aplicarles la regla:

   • Clientes potenciales que coincidan con ciertas condiciones, p. ej., El estado del cliente potencial no es contactado (el SMS solo se enviará a los clientes potenciales nuevos que aún no hayan recibido ninguna comunicación).

     

   • Todos los clientes potenciales
10. Haz clic en el botón Hecho.

11. En el menú desplegable Acciones instantáneas, selecciona Send Smooth SMS.

    

12. En la ventana emergente, configura tu flujo de trabajo de SMS:
    • Descripción del SMS del flujo de trabajo: introduce una descripción para identificar fácilmente el flujo de trabajo.
    • ¿Quién debe recibir las notificaciones de las respuestas?: Por defecto, este campo se rellenará con Propietario de cada registro. Usa el menú desplegable para seleccionar Yo si tú (el usuario que crea el flujo de trabajo) quieres recibir todas las notificaciones de respuesta.
    • De: por defecto, este campo se rellenará con el número del propietario del registro. Utiliza el menú desplegable para seleccionar un número de ID de remitente diferente para enviar tu mensaje.
    • Número al que enviar: por defecto, este campo se rellenará con Todos los números posibles. Haz clic en la X para eliminar la opción designada y, a continuación, utiliza el menú desplegable para seleccionar qué campo de número de registro utilizar, p. ej., Móvil.

    • Registro con el que enlazar: este campo identifica dónde registrar la actividad del flujo de trabajo. Por defecto, este campo se rellenará con Clientes potenciales, lo que registrará cualquier actividad en el registro del cliente potencial. 

      (Opcional) Si utilizas el menú desplegable para añadir Enviar al usuario, aparecerá un nuevo campo Enviar al usuario: introducir ID de usuario que se rellenará con #Owner.Id. Esto vincula al propietario del registro asignado para que se le notifique cualquier actividad de mensajería, p. ej., cuando se recibe una respuesta.

      

    • Plantilla de mensaje: redacta tu mensaje aquí. Utiliza los menús desplegables de campos de combinación para rellenar los campos de combinación en la plantilla del mensaje.

    • Archivos adjuntos: añade o arrastra los archivos adjuntos.

      

    • Ajustes avanzados
      • Omitir comprobación de duplicados: por defecto, se bloquea el envío de mensajes duplicados al mismo número. Para seguir bloqueando los mensajes duplicados, deja esta casilla sin marcar.
      • Omitir comprobación de reprogramación: retiene un mensaje para que no se envíe automáticamente fuera de un plazo predeterminado, p. ej., fuera del horario laboral. Para evitar el envío de mensajes fuera de este horario, deja esta casilla sin marcar.

      • Cancelar SMS de goteo si hay respuesta previa: si vas a enviar una secuencia de SMS de goteo automatizada, al marcar esta casilla se impedirá que se envíen los siguientes mensajes de goteo si el contacto responde. 

        Si realizas envíos a un gran volumen de destinatarios, es posible que quieras escalonar el envío, sobre todo si reenvías las respuestas a un móvil o quieres poder gestionar las respuestas a través de la bandeja de entrada para evitar recibir demasiadas respuestas al mismo tiempo.

      • Campaña: si procede, puedes seleccionar un nombre de campaña en el menú desplegable.

      • Introducir manualmente el ID de campaña: si procede, puedes pegar manualmente tu ID de campaña.

        

13. Haz clic en el botón Guardar.
14. Introduce un nombre para la acción instantánea.
15. Haz clic en Guardar y asociar.
16. (Opcional) Si quieres crear una acción programada que siga a tu acción instantánea (p. ej., enviar un mensaje de seguimiento al día siguiente de enviar el primero), haz clic en la sección Acciones programadas.

17. Selecciona el número de horas, días o minutos después de la acción instantánea que quieres que active la acción programada. Haz clic en el botón Siguiente.

    

    Nota: la acción programada solo se activará si la Condición 1 sigue siendo «verdadera». Por ejemplo, si la condición es «El estado del cliente potencial no es Contactado», si no se contacta con el cliente potencial en el plazo de 1 día desde la activación de la acción instantánea (SMS de bienvenida), se activará la acción programada (SMS de seguimiento). Si se contacta con el cliente potencial y se actualiza su estado, el mensaje de seguimiento no se enviará.

18. En el menú desplegable Acciones programadas, selecciona Send Smooth SMS.
19. En la ventana emergente, configura tu flujo de trabajo de SMS de acciones programadas. Para que la experiencia sea más personal, recuerda cambiar el contenido del mensaje, ya que será un mensaje de seguimiento.
20. Haz clic en el botón Guardar.
21. Introduce un nombre para la acción programada.
22. Haz clic en Guardar y asociar.
23. Haz clic en el botón Guardar en la esquina inferior izquierda para confirmar y activar tu flujo de trabajo.