Zoho CRM | Automatisierte Nachrichten für die Module Besprechungen/Aufgaben/Anrufe senden

Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflow-Regeln, um eine automatisierte Nachricht für die Module Aufgaben, Besprechungen und Anrufe zu senden.

Benutzerdefinierte Workflow-Regel für automatisierte Nachrichten für die Module Besprechungen/Aufgaben/Anrufe erstellen

1. Melden Sie sich bei Zoho CRM an.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf der linken Seite auf das Symbol ⚙️ Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Workflow-Regeln (unter Automatisierung).

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel erstellen.

   

5. Konfigurieren Sie die Regel im Pop-up-Fenster:
   • Modul: Wählen Sie ein Modul aus, in dem der Workflow stattfinden soll, z. B. Besprechungen
   • Regelname: Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. „SMS für Besprechung auslösen“.

   • (Optional) Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um die Regel leicht zu identifizieren, z. B. „Bestätigungsnachricht für Besprechung“.

     

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

7. Wählen Sie im Workflow-Bildschirm aus, wann die Regel ausgeführt werden soll, z. B. das Auslösen einer SMS, wenn eine neue Besprechung erstellt wird. Wählen Sie dazu Datensatz-Aktion und Erstellen aus.

   

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

9. Wählen Sie aus, auf welche Besprechungen Sie die Regel anwenden möchten:

   • Besprechungen, die bestimmte Bedingungen erfüllen
   • Alle Besprechungen

   

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig.

11. Wählen Sie im Dropdown-Menü Sofortaktionen die Option Send Smooth SMS aus.

    

12. Konfigurieren Sie Ihren SMS-Workflow im Pop-up-Fenster:
    • SMS-Workflow-Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um den Workflow leicht zu identifizieren.
    • Wer soll über Antworten benachrichtigt werden?: Standardmäßig wird dieses Feld mit Besitzer jedes Datensatzes ausgefüllt. Verwenden Sie das Drop-down-Menü, um Ich auszuwählen, wenn Sie (der Benutzer, der den Workflow erstellt) alle Benachrichtigungen über Antworten erhalten möchten.
    • Von: Standardmäßig wird dieses Feld mit der Nummer des Datensatzbesitzers ausgefüllt. Verwenden Sie das Drop-down-Menü, um eine andere Absender-ID-Nummer zum Senden Ihrer Nachricht auszuwählen.
    • Nummer, an die gesendet werden soll: Wählen Sie im Drop-down-Menü aus, welches Feld für die Datensatznummer verwendet werden soll, z. B. „Mobil“.

    • Zu verknüpfender Datensatz: Dieses Feld gibt an, wo die Workflow-Aktivität protokolliert werden soll. Standardmäßig wird dieses Feld mit Ereignisse ausgefüllt, wodurch jede Aktivität im Lead-Datensatz protokolliert wird. 

      (Optional) Wenn Sie das Drop-down-Menü verwenden, um An Benutzer senden hinzuzufügen, wird ein neues Feld An Benutzer senden – Benutzer-ID eingeben angezeigt und mit #Owner.Id ausgefüllt. Dadurch wird der zugewiesene Datensatzbesitzer verknüpft, sodass er über alle Nachrichtenaktivitäten benachrichtigt wird, z. B. wenn eine Antwort eingeht.

      

    • Nachrichtenvorlage: Verfassen Sie hier Ihre Nachricht. Verwenden Sie die Drop-down-Menüs für Seriendruckfelder, um die Seriendruckfelder in der Nachrichtenvorlage auszufüllen.

    • Anhänge: Fügen Sie Dateianhänge hinzu oder legen Sie sie hier ab.

      

    • Erweiterte Einstellungen
      • Duplikatsprüfung überspringen: Standardmäßig wird das Senden doppelter Nachrichten an dieselbe Nummer blockiert. Um doppelte Nachrichten weiterhin zu blockieren, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.
      • Neuplanungsprüfung überspringen: Verhindert, dass eine Nachricht automatisch außerhalb eines festgelegten Zeitrahmens gesendet wird, z. B. außerhalb der Geschäftszeiten. Um das Senden von Nachrichten außerhalb dieser Zeit zu vermeiden, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.

      • Drip-SMS bei vorheriger Antwort abbrechen: Wenn Sie eine automatisierte Drip-SMS-Sequenz senden, wird durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens das Senden nachfolgender Drip-Nachrichten gestoppt, wenn der Kontakt antwortet. 

        Wenn Sie an eine große Anzahl von Empfängern senden, sollten Sie den Versand staffeln – insbesondere, wenn Sie die Antworten an ein Mobiltelefon weiterleiten oder Antworten über den Posteingang verwalten möchten, um zu vermeiden, dass Sie zu viele Antworten gleichzeitig erhalten.

      • Kampagne: Falls zutreffend, können Sie einen Kampagnennamen aus dem Drop-down-Menü auswählen.

      • Kampagnen-ID manuell eingeben: Falls zutreffend, können Sie Ihre Kampagnen-ID manuell einfügen.

        

13. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
14. Geben Sie einen Namen für die Sofortaktion ein.
15. Klicken Sie auf Speichern und zuordnen.
16. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der unteren linken Ecke, um Ihren Workflow zu bestätigen und zu aktivieren.