Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflow-Regeln, um SMS/MMS-Nachrichten automatisch zu senden, oder richten Sie ein System ein, das SMS-Nachrichten von selbst zustellt.
Benutzerdefinierte Workflow-Regel für automatisierte SMS/MMS-Nachrichten erstellen
- Melden Sie sich bei Zoho CRM an.
- Klicken Sie auf das ⚙️-Symbol Einstellungen in der linken Menüleiste.
- Klicken Sie auf Workflow-Regeln (unter Automatisierung).
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel erstellen.
- Konfigurieren Sie die Regel im Pop-up-Fenster:
- Modul: Wählen Sie ein Modul aus, in dem der Workflow stattfinden soll, z. B. Leads.
- Regelname: Geben Sie einen Regelnamen ein, z. B. Willkommens-SMS.
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(Optional) Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um die Regel leicht zu identifizieren, z. B. Willkommensnachricht.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
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Wählen Sie im Workflow-Bildschirm aus, wann die Regel ausgeführt werden soll, z. B. das Auslösen einer SMS, wenn ein neuer Lead erstellt wird. Wählen Sie dazu Datensatzaktion und Erstellen aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
- Wählen Sie aus, auf welche Leads die Regel angewendet werden soll:
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Leads, die bestimmte Bedingungen erfüllen, z. B. Lead-Status ist nicht 'Kontaktiert' (SMS wird nur an neue Leads gesendet, die noch keine Kommunikation erhalten haben).
- Alle Leads
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- Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig.
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Wählen Sie im Dropdown-Menü Sofortaktionen die Option Send Smooth SMS aus.
- Konfigurieren Sie im Pop-up-Fenster Ihren SMS-Workflow:
- SMS-Workflow-Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um den Workflow leicht zu identifizieren.
- Wer soll über Antworten benachrichtigt werden?: Standardmäßig wird dieses Feld mit Besitzer jedes Datensatzes ausgefüllt. Wählen Sie Ich aus dem Dropdown-Menü, wenn Sie (der Benutzer, der den Workflow erstellt) alle Antwortbenachrichtigungen erhalten möchten.
- Von: Standardmäßig wird dieses Feld mit Nummer des Datensatzbesitzers ausgefüllt. Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um eine andere Absender-ID-Nummer zum Senden Ihrer Nachricht auszuwählen.
- Zu sendende Nummer: Standardmäßig wird dieses Feld mit Alle möglichen Nummern ausgefüllt. Klicken Sie auf das X, um die genannte Option zu entfernen, und wählen Sie dann über das Dropdown-Menü aus, welches Feld für die Datensatznummer verwendet werden soll, z. B. Mobil.
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Zu verknüpfender Datensatz: Dieses Feld gibt an, wo die Workflow-Aktivität protokolliert werden soll. Standardmäßig wird dieses Feld mit Leads ausgefüllt, wodurch jede Aktivität im Lead-Datensatz protokolliert wird.
(Optional) Wenn Sie das Dropdown-Menü verwenden, um An Benutzer senden hinzuzufügen, wird ein neues Feld An Benutzer senden – Benutzer-ID eingeben angezeigt und mit #Owner.Id ausgefüllt. Dadurch wird der zugewiesene Datensatzbesitzer verknüpft, sodass er über alle Nachrichtenaktivitäten benachrichtigt wird, z. B. wenn eine Antwort eingeht.
- Nachrichtenvorlage: Verfassen Sie hier Ihre Nachricht. Verwenden Sie die Dropdown-Menüs für Platzhalter, um die Platzhalter in der Nachrichtenvorlage auszufüllen.
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Anhänge: Fügen Sie Dateianhänge hinzu oder legen Sie sie hier ab.
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Erweiterte Einstellungen
- Dublettenprüfung überspringen: Standardmäßig wird das Senden doppelter Nachrichten an dieselbe Nummer blockiert. Um doppelte Nachrichten weiterhin zu blockieren, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.
- Neuplanungsprüfung überspringen: Verhindert, dass eine Nachricht automatisch außerhalb eines vordefinierten Zeitrahmens gesendet wird, z. B. außerhalb der Geschäftszeiten. Um das Senden von Nachrichten außerhalb dieser Zeit zu vermeiden, lassen Sie dieses Kontrollkästchen deaktiviert.
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Drip-SMS bei vorheriger Antwort abbrechen: Wenn Sie eine automatisierte Drip-SMS-Sequenz senden, wird durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens das Senden nachfolgender Drip-Nachrichten gestoppt, wenn der Kontakt antwortet.
Wenn Sie an eine große Anzahl von Empfängern senden, sollten Sie Ihren Versand staffeln – insbesondere, wenn Sie die Antworten an ein Mobiltelefon weiterleiten oder Antworten über den Posteingang verwalten möchten, um zu vermeiden, dass zu viele Antworten gleichzeitig eingehen.
- Kampagne: Falls zutreffend, können Sie einen Kampagnennamen aus dem Dropdown-Menü auswählen.
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Kampagnen-ID manuell eingeben: Falls zutreffend, können Sie Ihre Kampagnen-ID manuell einfügen.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Geben Sie einen Namen für die Sofortaktion ein.
- Klicken Sie auf Speichern und zuordnen.
- (Optional) Wenn Sie eine Geplante Aktion erstellen möchten, die auf Ihre Sofortaktion folgt, z. B. eine Follow-up-Nachricht einen Tag nach dem Versand der ersten Nachricht senden, klicken Sie auf den Abschnitt Geplante Aktionen.
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Wählen Sie die Anzahl der Stunden, Tage oder Minuten nach der Sofortaktion aus, nach der die Geplante Aktion ausgelöst werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Hinweis: Die Geplante Aktion wird nur ausgelöst, wenn Bedingung 1 'wahr' bleibt, d. h. wenn die Bedingung 'Lead-Status ist nicht Kontaktiert' lautet, wenn der Lead nicht innerhalb von 1 Tag nach dem Auslösen der Sofortaktion (Willkommens-SMS) kontaktiert wird, dann wird die Geplante Aktion (Follow-up-SMS) ausgelöst. Wenn der Lead kontaktiert und sein Status aktualisiert wird, wird die Follow-up-Nachricht nicht gesendet.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Geplante Aktionen die Option Send Smooth SMS aus.
- Konfigurieren Sie im Pop-up-Fenster Ihren SMS-Workflow für Geplante Aktionen. Um die Erfahrung persönlicher zu gestalten, denken Sie daran, den Nachrichteninhalt zu ändern, da es sich um eine Follow-up-Nachricht handelt.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Geben Sie einen Namen für die Geplante Aktion ein.
- Klicken Sie auf Speichern und zuordnen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der unteren linken Ecke, um Ihren Workflow zu bestätigen und zu aktivieren.