En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires et gérer leurs rôles d’utilisateur afin de contrôler ce à quoi chaque utilisateur supplémentaire peut accéder. Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment ajouter un nouvel utilisateur
- Comment gérer les rôles des utilisateurs
- Comment ajouter un utilisateur supplémentaire à un compte différent
- Comment passer d’un compte à l’autre
Important : afin de gérer plusieurs rôles d’utilisateur pour votre compte Hub :
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Pour visualiser et gérer les rôles des utilisateurs, commencez par vous connecter au compte/sous-compte souhaité, puis allez dans le menu et cliquez sur Paramètres et sélectionnez Utilisateurs :
De là, vous trouverez une liste des utilisateurs actuels, qui comprend les informations suivantes :
A) Recherche d’utilisateurs : si vous avez un grand nombre d’utilisateurs, vous pouvez rechercher un utilisateur spécifique dans ce champ.
B) Filtre de compte : permet de filtrer les utilisateurs ayant accès à un compte spécifique.
C) Filtre de rôle : permet de filtrer pour les utilisateurs ayant un rôle spécifique : Admin, Avancé ou Basique.
D) Nouvel utilisateur : cliquez sur ce bouton pour ajouter un nouvel utilisateur.
E) Nom : nom de l’utilisateur.
F) Email : adresse email de l’utilisateur utilisée pour se connecter.
G) Utilisateurs : comptes et autorisations appliqués à l’utilisateur.
H) Dernière connexion : horodatage indiquant la dernière fois que l’utilisateur s’est connecté.
I) Menu « points de suspension » : options permettant de modifier ou de supprimer des utilisateurs, et de réinitialiser leurs mots de passe.
Inviter un nouvel utilisateur sur un compte
1. Dans le menu, cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Utilisateurs.
2. Cliquez sur le bouton Nouvel utilisateur.
3. Dans l’écran Nouvel utilisateur, configurez les éléments suivants :
A) Saisissez l’adresse email du ou des utilisateurs que vous souhaitez inviter.
● Vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs en les séparant par une virgule, un espace ou en cliquant sur retour.
B) Sélectionnez un rôle pour l’utilisateur :
● Administrateur - accès complet.
● Avancé - accès complet - À l’exception de la facturation, la gestion des utilisateurs et la configuration des comptes.
● Basique - accès restreint - Peut envoyer et consulter ses propres messages et réponses. Impossible de consulter les messages des autres utilisateurs. Ne peut pas modifier les contacts ou les modèles ni exporter des ressources.● Pour plus d’informations sur les rôles d’utilisateur, consultez cet article.
C) Sélectionnez les comptes/sous-comptes auxquels vous souhaitez que le nouvel utilisateur ait accès.
● Cette option n’est disponible que si vous travaillez à partir d’un compte auquel sont rattachés des sous-comptes, sinon le compte est défini par défaut comme celui à partir duquel l’invitation est envoyée.
● Si votre compte comporte plusieurs sous-comptes et comptes de petits-enfants (par exemple des sous-comptes de niveau 2, 3, 4, 5), vous pouvez sélectionner un ou plusieurs de ces comptes auxquels l’utilisateur peut accéder.
D) Décidez si vous souhaitez ajouter cet utilisateur à d’autres comptes mais avec un rôle différent.
● Par exemple, vous pouvez souhaiter que le nouvel utilisateur ait un accès restreint (par exemple un rôle d’utilisateur « Basique ») sur le compte parent, mais d’avoir des droits d’administrateur sur un ou plusieurs sous-comptes :
4. Pour terminer la procédure, cliquez sur le bouton Envoyer l’invitation dans le coin inférieur droit.
5. Un email d’invitation est envoyé à chaque destinataire, détaillant les comptes auxquels l’accès leur est accordé, ainsi que l’URL et l’adresse email à utiliser pour se connecter.
● L’utilisateur doit cliquer sur le lien Accepter l’invitation maintenant dans l’email pour terminer son inscription. Jusqu’à ce qu’il accepte l’invitation, crée son profil et se connecte pour la première fois, l’utilisateur sera marqué comme étant en attente dans la liste des utilisateurs :
Modification du rôle d’un utilisateur existant
Il est possible de modifier le rôle d’un utilisateur après qu’il a rejoint un compte. Les rôles peuvent être augmentés ou dégradés en fonction des besoins.
1. Dans le menu, cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Utilisateurs.
2. Localisez l’utilisateur que vous souhaitez mettre à niveau et cliquez sur le menu signalé par les points de suspension correspondant (trois points), puis sélectionnez Modifier le profil :
3. Dans l’écran Détails du profil, sous l’onglet Accueil, repérez la rubrique Accès aux comptes et sous-comptes. C’est là que vous verrez les comptes et sous-comptes auxquels l’utilisateur a accès :
4. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté du niveau d’accès actuel du ou des comptes pour lesquels vous souhaitez modifier le rôle de l’utilisateur, puis sélectionnez le rôle requis dans le menu déroulant :
5. Confirmez les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder dans le coin inférieur droit.
Ajout d’un utilisateur existant à des comptes supplémentaires
1. Dans le menu, cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Utilisateurs.
2. Localisez l’utilisateur que vous souhaitez mettre à niveau et cliquez sur le menu signalé par les points de suspension correspondant (trois points), puis sélectionnez Modifier le profil :
3. Dans l’écran Détails du profil sous l’onglet Accueil, localisez l’entrée Accès au compte et au sous-compte et cliquez sur Attribuer un autre rôle à d’autres comptes :
4. Attribuez le rôle d’utilisateur souhaité dans le menu déroulant et sélectionnez les comptes/sous-comptes auxquels vous souhaitez donner accès à ce niveau d’autorisation :
5. Vous pouvez également supprimer l’accès d’un utilisateur à des comptes ou sous-comptes spécifiques en cliquant sur l’icône de la corbeille à droite de l’élément de compte concerné :
6. Confirmez les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder dans le coin inférieur droit.
Passer d’un compte à l’autre
Les utilisateurs ayant accès à plusieurs comptes peuvent accéder à ces comptes en cliquant sur le sélecteur de comptes en haut du menu principal, puis en sélectionnant le compte souhaité dans la liste :
Mise à jour des détails du profil de l’utilisateur
Vous pouvez mettre à jour le numéro de téléphone, le nom, l’adresse email et le pays d’envoi par défaut des utilisateurs en accédant à la section Détails du profil dans les paramètres du profil.
1. Dans le menu, cliquez sur Paramètres, puis sélectionnez Utilisateurs.
2. Localisez l’utilisateur que vous souhaitez mettre à jour et cliquez sur le menu signalé par les points de suspension correspondant (trois points), puis sélectionnez Modifier le profil :
3. Dans l’écran Détails du profil, sous l’onglet Accueil, repérez le titre Détails de l’utilisateur. C’est là que vous verrez tous les détails que vous pouvez mettre à jour :