Attribution des conversations dans la boîte de réception

Si votre abonnement le permet, il existe une fonctionnalité super cool dans la boîte de réception du Hub, qui vous permet d’attribuer des conversations à des utilisateurs spécifiques. Cela présente de nombreux avantages, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs ou membres de l’équipe utilisent le même compte Hub MessageMedia pour gérer les conversations.

Lorsque vous attribuez une conversation à un utilisateur, il est informé de toute nouvelle activité dans la conversation, ce qui réduit le risque que les messages soient manqués et que vos clients se sentent oubliés. 

Découvrons ce que la fonctionnalité de boîte de réception d’équipe vous apporte et comment elle fonctionne :

• • • Comment attribuer et réattribuer des conversations à un utilisateur spécifique.
    • Comment filtrer les conversations par personne assignée.
    • Comment activer les notifications d’affectation.
    • Comment afficher l’historique des affectations de conversation.
    • Qu’est-ce que l’indicateur de saisie en direct ?

Avant d’explorer plus en détail cette fonctionnalité, nous devons vous signaler que l’attribution des conversations n’est disponible que sur des abonnements spécifiques. Si vous ne voyez pas cette fonctionnalité dans votre boîte de réception, il y a donc de fortes chances que vous deviez mettre à niveau votre abonnement pour l’activer. Vous pouvez soumettre une demande à notre équipe de support en utilisant le lien sous cet article.

De plus, si vous avez partagé des identifiants entre utilisateurs, vous passez vraiment à côté de tous les avantages que cette fonctionnalité a à offrir. C’est donc le moment idéal pour configurer chacun de vos utilisateurs avec son propre identifiant. Vous ne savez pas comment faire ? Facile : il suffit de lire cet article.

Attribution des conversations

Lorsque vous attribuez une conversation à un utilisateur, vous avez la possibilité de savoir qui est responsable de chaque conversation, tout en offrant une expérience cohérente et positive au client. Vous pouvez facilement transférer une conversation à un collègue en la réattribuant simplement, ce qui est très pratique si vous devez transférer un client à un responsable ou à un membre de l’équipe plus compétent. 

Vous pouvez attribuer une conversation à deux endroits :

1. Dans la boîte de réception : passez la souris sur l’icône de l’utilisateur à côté du nom de l’expéditeur dans la boîte de réception, puis cliquez sur le menu résultant et sélectionnez un nom d’utilisateur dans la liste déroulante.

2. Dans la conversation : sélectionnez la conversation que vous souhaitez attribuer, puis juste au-dessus de la fenêtre de conversation sur le côté droit, cliquez sur la flèche dans le champ Attribué et sélectionnez un nom d’utilisateur dans la liste déroulante.

Filtre d’attribution

Si vous avez beaucoup d’utilisateurs qui gèrent un grand nombre de conversations, le filtre d’attribution peut vous faciliter la vie en permettant aux utilisateurs de trouver et de gérer facilement les conversations dont ils sont responsables.

Si une conversation a été attribuée à un utilisateur, un badge avec les initiales de l’utilisateur apparaîtra à droite du nom du destinataire. Pour filtrer la boîte de réception en fonction de l’utilisateur affecté, il suffit de regarder sous l’onglet Ouvrir et de cliquer sur la flèche à côté de l’endroit où il est écrit Tous, puis de sélectionner un nom dans la liste déroulante :

Notifications d’attribution

L’activation des notifications de boîte de réception signifie que le membre de l’équipe affecté est instantanément averti lorsqu’un nouveau message est reçu dans le cadre de ce fil de discussion (à condition qu’il soit connecté au Hub, bien sûr), ce qui réduit considérablement le risque que ces communications importantes soient manquées. Il n’y a pas de formule spéciale pour activer les notifications d’affectation. Assurez-vous simplement que les notifications habituelles du bureau sont activées.

Historique de l’attribution

Vous pouvez facilement suivre qui dans votre équipe a dit quoi et quand, en examinant l’historique des personnes assignées. Il suffit de faire défiler l’historique de la conversation et le nom de tous les membres de l’équipe affectés à la conversation sera intégré directement dans le fil de discussion :

Indicateur de saisie en direct

L’indicateur de saisie en direct, en bas à gauche de la fenêtre de conversation, vous permettra de savoir en temps réel si un autre membre de l’équipe répond déjà à une conversation : 

Le risque que plusieurs réponses différentes soient envoyées au même client est ainsi réduit.