La boîte de réception vous permet de visualiser tous les messages entrants au cours des 90 derniers jours et est un moyen très efficace de gérer les conversations avec vos contacts en temps réel, afin d’offrir une expérience d’engagement organique à vos clients. Jetons un coup d’œil...
- Navigation dans votre Boîte de réception
- Navigation dans vos Conversations
Boîte de réception d’équipe : si votre abonnement le permet, vous aurez accès aux fonctionnalités de gestion de la boîte de réception d’équipe. Il s’agit notamment de la possibilité d’attribuer des conversations, d’afficher l’historique de propriété des conversations et d’un indicateur de saisie en direct.
Naviguer dans votre boîte de réception
La boîte de réception se trouve dans le menu principal sur le côté gauche du hub de messagerie.
Lorsque vous ouvrez la boîte de réception, elle ressemblera à cela :
Voici quelques fonctionnalités pour vous aider à gérer efficacement votre boîte de réception :
1. Onglet Messages ouverts : il s’agit de l’onglet par défaut où se trouvent tous vos messages « ouverts » ou « actifs ». Lorsque vous avez terminé une conversation et que vous ne souhaitez plus qu’elle apparaisse dans l’onglet ouvert, vous pouvez marquer le message comme fermé.
2. Onglet Messages fermés : vous y trouverez tous les messages « fermés » ou « archivés ». Même si une conversation a été fermée, vous pouvez toujours envoyer des messages ou recevoir une réponse. Toute nouvelle activité sur la conversation fermée la replacera automatiquement dans votre onglet « ouverts ».
3. Nouveau message : ce bouton ouvrira un nouveau message. Vous pouvez saisir un numéro de téléphone ou rechercher un contact enregistré dans le champ À :. Si vous avez eu une conversation ouverte ou fermée avec le destinataire au cours des 90 derniers jours, le Hub de messagerie affichera automatiquement ce fil de discussion et vous pourrez reprendre là où vous vous étiez arrêté·e.
4. Filtre d’affectation* : vous pouvez filtrer votre boîte de réception pour toutes les conversations, les conversations non attribuées ou les conversations attribuées à des utilisateurs spécifiques. C'est particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs utilisateurs, qui peuvent gérer différentes campagnes, travaillant tous à partir du même compte Hub de messagerie.
5. Tout lu : utilisez les trois points pour « Tout marquer comme lu » ou pour « Fermer tous les messages lus ». Si vous sélectionnez l'option de fermeture, toutes les conversations lues seront déplacées vers l’onglet « Fermés ».
6. Filtre de statut de lecture : filtrez vos conversations par messages « Non lus » uniquement. C'est utile lors de la gestion de campagnes plus importantes et vous devez identifier rapidement les messages nécessitant une réponse. Vous pouvez sélectionner « Tous » pour supprimer ce filtre et revenir à tous les messages.
7. Champ de recherche de la boîte de réception : vous pouvez rechercher dans votre boîte de réception des conversations relatives à des contacts, des numéros ou des mots-clés spécifiques, en saisissant les informations ici et en cliquant sur l’icône de recherche.
8. Attribuer à un utilisateur* : vous pouvez utiliser les trois points pour attribuer et annuler l’affectation d’un utilisateur spécifique pour gérer la conversation. Si un utilisateur a déjà été affecté, l’icône de l’utilisateur sera remplacée par les initiales de l’utilisateur affecté.
*Attribution de conversations
Nous devons vous signaler que la fonctionnalité d’attribution des conversations n’est disponible que sur des abonnements spécifiques, donc si vous ne voyez pas cette fonctionnalité dans votre boîte de réception, il y a de fortes chances que vous deviez mettre à niveau votre abonnement pour l’activer. La bonne nouvelle est que si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de la boîte de réception de l’équipe, vous pouvez consulter cet article où nous vous expliquons tout en détail.
Naviguer dans vos conversations
Si vous avez des messages non lus dans votre boîte de réception, une notification s’affichera à deux endroits :
- Dans le volet de navigation de gauche, l’indicateur à côté de « Boîte de réception » dans le menu principal indiquera le nombre de contacts avec des messages non lus.
- Dans la boîte de réception, l’indicateur affiché à côté de l’expéditeur indiquera le nombre de messages non lus dans sa conversation.
Vous pouvez configurer des notifications de bureau pour vous alerter de chaque nouveau message entrant. Consultez cet article pour savoir comment.
Pour ouvrir une conversation, cliquez simplement dessus et le fil de discussion s’ouvrira à droite et ressemblera à ceci :
Vous trouverez ici plus de fonctionnalités pour vous aider à gérer la conversation :
1. Champ attribué* : utilisez cette option pour afficher ou modifier l’utilisateur affecté à la conversation.
2. Champ de recherche : vous pouvez rechercher des informations spécifiques dans la conversation. C'est particulièrement utile lorsque vous devez revenir en arrière et trouver des messages spécifiques contenant des informations importantes, par exemple des numéros de référence ou adresses email.
3. Bouton Fermer la conversation : ce bouton fermera la conversation et la déplacera de votre boîte de réception « Ouverts » à votre boîte de réception « Fermés ». Si vous souhaitez rouvrir la conversation, localisez le message dans l’onglet Fermés et sélectionnez le même bouton - la balise sur le bouton indiquera désormais « Ouvrir la conversation ». Toute activité entrante ou sortante dans la conversation la rouvrira également automatiquement et la déplacera vers l’onglet Ouverts.
4. Réduire et développer la fenêtre du profil de contact : la fenêtre du profil de contact est un raccourci vers les informations que vous avez enregistrées dans la section principale des contacts du Hub de messagerie. Vous pouvez utiliser cette fenêtre pour créer un nouveau contact en utilisant le numéro de téléphone de l’expéditeur/destinataire du message s’il n’est pas déjà enregistré, puis remplir les champs supplémentaires et cliquer sur Enregistrer en bas à droite. Si le contact existe déjà et que vous devez mettre à jour ou modifier les détails, vous pouvez basculer sur Modifier, apporter les modifications et cliquer sur Enregistrer.
| Remarque : si le contact répond à un message avec l’un de vos mots-clés de désinscription (et que vous avez activé la fonction de désinscription automatique dans les paramètres du compte), il sera automatiquement désabonné et vous ne pourrez pas envoyer d’autres messages sans d’abord réabonner le contact. |
5. Nom de la diffusion : si un message est envoyé dans le cadre d’une diffusion, le nom de la diffusion sera affiché au-dessus du message afin que vous puissiez facilement voir à quelles diffusions vos contacts répondent. Lorsque vous envoyez une diffusion à plusieurs contacts, le message apparaît automatiquement dans la fenêtre de conversation de chaque destinataire, et toutes les réponses entre vous et chaque destinataire restent spécifiques à ce contact (donc l’envoi d’une réponse n’ira qu’au contact qui vous a envoyé la réponse, et non à l’ensemble de la liste de contacts).
6. Fenêtre de conversation : les messages sortants sont colorés et apparaissent à droite, et les messages entrants apparaissent à gauche en gris. En survolant un message entrant, vous verrez trois points apparaître à côté. En cliquant sur ceux-ci, vous aurez l’option de marquer un message comme non lu :
Ceci est particulièrement utile si vous avez plusieurs personnes qui gèrent la même boîte de réception et que vous voulez que quelqu’un d’autre soit au courant de ce message, ou si vous voulez simplement le laisser non lu pour vous rappeler qu’il nécessite une attention plus tard.
7. ID de l’expéditeur : si vous avez configuré plusieurs ID d’expéditeur pour votre compte, vous pouvez utiliser cette liste déroulante pour spécifier celui à partir duquel vous souhaitez envoyer votre message. Vous n’avez pas besoin de choisir un numéro à chaque fois que vous envoyez un message, le système l’enverra automatiquement à partir de votre identifiant d’expéditeur par défaut. Si vous souhaitez modifier votre ID d’expéditeur par défaut, cet article vous explique comment faire. Si vous envoyez via le pool de numéros partagés, même si le destinataire recevra chaque message d’un numéro différent, la conversation restera dans un seul fil de discussion dans votre boîte de réception.
8. Modèles : si vous avez des modèles enregistrés, vous pouvez les sélectionner ici pour les ajouter à votre message.
9. Emojis : utilisez ce bouton pour inclure des emojis dans votre message. Rappelez-vous que les emojis sont classés comme Unicode et affecteront le nombre de caractères utilisés dans votre message.
10. Fenêtre de contenu du message : cliquez simplement n’importe où dans la boîte pour faire apparaître le curseur et commencer à composer votre message. Vous pouvez aussi ajouter un modèle en utilisant la liste déroulante ci-dessus.
11. Compteur de caractères : utilisez ce compteur pour suivre le nombre de caractères utilisés par votre message.
12. Bouton de pièce-jointe MMS : utilisez ce bouton pour envoyer un message MMS (avec image). Les fichiersau format .jpg, .png et .gif sont pris en charge, jusqu’à 410 Ko.
13. Bouton Programmer l’envoi : utilisez ce bouton pour programmer l’envoi de votre message de personne à personne à une heure/date ultérieure.
14. Bouton Envoyer : ce bouton sera grisé jusqu’à ce que vous remplissiez la fenêtre de contenu du message. Une fois que vous avez tapé votre message (ou sélectionné un modèle), vous pourrez cliquer dessus pour envoyer votre message.