Antes de que tengas que enviar cualquier mensaje importante (y potencialmente urgente), te recomendamos que dediques algo de tiempo a preparar adecuadamente tus datos, contenidos y estrategia general, de modo que estés listo para enviar cuando llegue el momento.
Puedes descargar una versión imprimible de la lista de control haciendo clic en el archivo adjunto a este artículo
Seguir esta lista de comprobación te ayudará a asegurarte de que estás preparado para enviar mensajes eficaces y gestionar cómodamente las respuestas:
- Prepara tus datos.
- Organiza tus contactos.
- Ten en cuenta a tu audiencia.
- Optimiza las funciones de tu cuenta.
- Prepara a tu equipo/usuarios.
- Considera el contenido de tu mensaje.
- Piensa en el recorrido de principio a fin y establece automatizaciones si es necesario.
- Comprueba tu saldo de crédito y recárgalo o cámbiate a un plan si es necesario.
- Envía a un grupo de prueba.
- Envía tu mensaje.
- Monitoriza las interacciones.
1. Prepara tus datos de contacto
- Asegúrate de que tienes la información de contacto correcta (incluida cualquier información personalizada, como la ubicación) para tu público objetivo.
- Lee este artículo para aprender a crear/importar contactos en el portal web.
- También puedes enviar una difusión de prueba a tu lista de contactos, pidiendo a los destinatarios que envíen una respuesta para acusar recibo del mensaje.
- Lee este artículo para obtener más información sobre cómo utilizar el seguimiento de difusiones para comprobar qué contactos han respondido y cuáles no a tu mensaje.
- Asegúrate de que tus números de contacto están introducidos en el formato correcto (se requiere el formato internacional, p. ej. +61400000000 para los números australianos).
- Puedes encontrar una lista completa de prefijos internacionales aquí.
2. Organiza eficazmente tus contactos
- Cuando envíes a grandes audiencias, es beneficioso segmentar tus contactos para ayudarte a realizar un seguimiento de tus envíos. Por ejemplo, segmentar las listas de personal por estado o departamento.
- Puede que tengas que escribir mensajes específicos para cada segmento si el contenido tiene que variar (por ejemplo, si compartes enlaces a sitios de los gobiernos regionales para actualizaciones).
- Lee este artículo para aprender a crear grupos de contactos en el portal web.
- Lee este artículo para saber cómo añadir y eliminar contactos de los grupos de contactos en el portal web.
3. Ten en cuenta tu audiencia, las obligaciones de cumplimiento regionales y los idiomas
- Si envías a varios estados/provincias/jurisdicciones/países, quizá debas tener en cuenta la legislación local en lo que respecta a las bajas y el contenido permitido de los mensajes.
- Este artículo proporciona algunos enlaces a fuentes útiles para ayudarte a comprender la normativa y las obligaciones de cumplimiento de varios países.
- Piensa en las lenguas locales y otros dialectos regionales: puede que tengas que traducir tu mensaje a otros idiomas antes de enviarlo.
- Lee este artículo para aprender a utilizar la función Google Translate integrada en la aplicación.
4. Asegúrate de que dispones de las funciones adecuadas en tu cuenta
- ¿Quieres que la gente pueda comunicarse con tu organización enviando mensajes a un único número? Si es así, necesitarás tener configurado un número dedicado.
- ¿Quieres enviar mensajes desde el nombre de tu organización/empresa en lugar de desde un número? Si es así, tendrás que solicitar una etiqueta alfa que tendrá que ser aprobada antes de activarse en tu cuenta.
- ¿Necesitas poder desencadenar flujos de trabajo automatizados a partir de respuestas entrantes (p. ej. respuestas automatizadas, asignación de contactos a grupos, reenvío de respuestas al móvil o al email)? Si es así, necesitarás tener las automaciones activas en tu cuenta.
- ¿Vas a utilizar SMS para enviar enlaces a fuentes de información adicionales? Si es así, quizá te convenga utilizar los enlaces cortos rastreables.
- ¿Habrá personas que necesiten enviar mensajes y no tengan acceso a la plataforma? Puede que necesites tener Email a SMS configurado en tu cuenta.
- ¿Necesitas enviar un elemento visual para ayudar a comunicar tu mensaje (p. ej. guías de higiene y salud pública)? Puede que necesites MMS o páginas de destino para móviles activos en tu cuenta.
5. Prepara a tu equipo
- Si necesitas dar acceso a otras personas para que puedan enviar mensajes, puede que tengas que añadir usuarios y crear subcuentas.
- Lee este artículo para saber cómo crear subcuentas y enviar invitaciones.
- Lee este artículo para saber cómo añadir usuarios a tu cuenta/subcuentas.
- Puede que quieras que algunas personas puedan enviar mensajes SMS utilizando el email en lugar de tener que configurarlos en el portal web.
- Consulta este artículo para aprender a utilizar Email a SMS.
6. Piensa en el contenido de tu mensaje
- Debes identificarte en tus mensajes para que la gente sepa quién se comunica con ellos.
- Lee este artículo para aprender a crear una plantilla predeterminada que puedas utilizar como firma para todos tus mensajes salientes.
- Puedes crear plantillas de mensajes para ahorrarte tiempo a la hora de redactar tus mensajes y mantener la coherencia.
- Lee este artículo para saber cómo hacerlo.
- ¿Quieres personalizar tus mensajes para incluir información como el nombre del destinatario?
- Este vídeo te muestra cómo incluir información personal como nombres de contactos y otra información personalizada en tus mensajes.
- Piensa en la longitud de tu mensaje y en cómo esto se traduce en créditos y coste.
- Lee este artículo para obtener información sobre los límites de caracteres y el impacto de los "caracteres especiales".
- Piensa en la mejor forma de enviar la información en tu mensaje. Por ejemplo, incluyendo imágenes(MMS o páginas de destino para móviles) o enlaces en tu mensaje.
- Puedes utilizar la función "Enlaces cortos rastreables" para acortar automáticamente las URL largas a solo 22 caracteres, al tiempo que te permite rastrear la participación por destinatario, para que puedas hacer un seguimiento de quién ha abierto el enlace y quién no.
7. Automatizaciones
- Piensa en el flujo de extremo a extremo: ¿Quieres enviar un único mensaje que termine en el destinatario, o quieres fomentar respuestas con acciones posteriores?
- Por ejemplo, enviar un mensaje a los estudiantes de una universidad pidiéndoles que respondan que han viajado en los últimos 28 días, y luego querer colocar a todos los que lo han hecho en un grupo de contactos separado para poder enviarles mensajes específicos con instrucciones solo a ellos.
- ¿Quieres reenviar las respuestas a tus mensajes a un número de móvil o dirección/es de email? Esto es especialmente útil si quieres poder mantener un equipo de personas informado de las respuestas sin tener que darles acceso al portal web.
- Es posible activar acciones basadas en palabras clave en las respuestas a tus mensajes, como el reenvío al móvil o al email, el envío de respuestas automatizadas a las respuestas, la adición de contactos a grupos en función de sus respuestas, etc.
- Consulta este artículo para obtener una visión general de las automatizaciones.
8. Comprueba tu saldo de crédito y tu límite de crédito
- Es posible que tengas que aumentar el límite de crédito de tu cuenta para dar cabida a un mayor número de mensajes enviados. Hazlo poniéndote en contacto con nosotros.
- Consulta este artículo para obtener instrucciones sobre cómo añadir crédito a tu cuenta.
- Cuando envíes mensajes utilizando los caracteres "normales" o "GSM" (es decir, sin emojis ni caracteres especiales), el límite de caracteres por mensaje es de 160 caracteres.
- Cada mensaje individual utiliza un crédito.
- Asegúrate de que tienes crédito suficiente en tu cuenta para enviar tu difusión.
- Cuando redactes tu mensaje, se te mostrará (debajo del campo del mensaje) cuántos créditos utilizará el mensaje. Multiplícalo por el número de contactos a los que tienes que enviar para calcular cuántos créditos necesitas para poder enviar correctamente tu mensaje a todos los contactos.
- Consulta este artículo para obtener instrucciones sobre cómo añadir crédito a tu cuenta.
- Puede que te resulte más conveniente pasarte a un plan de pospago si aún no estás en uno. Ponte en contacto con nosotros para organizarlo.
9. Enviar un mensaje de prueba
- Utiliza el botón "Enviar prueba" para enviar copias de prueba de tu mensaje a un grupo de números de prueba.
- Esto es especialmente útil si has creado un flujo de automatización y quieres asegurarte de que funciona correctamente antes de enviarlo a una gran base de datos de contactos.
10. Envía tu mensaje
- Si envías a un gran volumen de destinatarios, puede ser una buena idea escalonar los envíos, sobre todo si solicitas respuestas que reenvías al móvil o quieres poder gestionar a través de la bandeja de entrada. Esto es para que no acabes inundado inadvertidamente de respuestas, todas a la vez.
- Para escalonar el envío, selecciona "Enviar mensaje durante un periodo de tiempo" en el desplegable "Periodo de envío" en "Detalles del mensaje".
- Si envías a zonas horarias diferentes, puedes programar tu mensaje para que se envíe a una hora conveniente/socialmente aceptable.
- Lee este artículo para saber más sobre la programación de mensajes.
11. Seguimiento
- Es importante conocer el estado de entrega de tu difusión (es decir, si hubo algún fallo en la entrega) y, cuando sea posible, los índices de interacción (si has añadido algún enlace a tus mensajes).
- Puedes utilizar las distintas herramientas de informes del portal web para ejecutar informes. Consulta este artículo para obtener más ayuda.
- Si pides a la gente que responda con la confirmación de que han leído tus mensajes, este artículo proporciona información sobre cómo comprobar de forma cruzada qué destinatarios han respondido y cuáles no.