Asignación de conversaciones en la bandeja de entrada

Si tu suscripción lo permite, hay una función muy útil en la Bandeja de entrada del hub que te permite asignar conversaciones a usuarios concretos. Esto tiene muchas ventajas, especialmente cuando tienes varios usuarios, o miembros de un equipo, que utilizan la misma cuenta del hub de MessageMedia para gestionar conversaciones.

Cuando asignes una conversación a un usuario, éste recibirá una notificación de cualquier actividad nueva en la conversación, reduciendo así la posibilidad de que se pierdan mensajes y de que tus clientes se sientan como si les hubieras dejado de lado. 

Echemos un vistazo a lo que aporta exactamente la función de bandeja de entrada de equipo:

•  
  •  
    • Cómo asignar y reasignar conversaciones a un usuario concreto.
    • Cómo filtrar conversaciones en función de la persona a la que se asignaron.
    • Cómo activar las notificaciones de tareas.
    • Cómo ver el historial de asignaciones de conversaciones.
    • ¿Qué es el indicador de escritura en vivo?

Antes de entrar en materia, debemos indicarte que la función para asignar conversaciones sólo está disponible en Planes específicos, por lo que si no puedes ver esta función en tu bandeja de entrada, lo más probable es que tengas que actualizar tu Plan para tenerla activada. Puedes enviar una solicitud a nuestro equipo de asistencia utilizando el enlace que aparece debajo de este artículo.

Además, si has estado compartiendo inicios de sesión entre usuarios, te estás perdiendo todas las ventajas que ofrece esta función, así que ahora es el momento perfecto para que cada uno de tus usuarios tenga su propio inicio de sesión. ¿No sabes cómo hacerlo? Fácil, lee este artículo y listo.

Asignación de conversaciones

Cuando asignes una conversación a un usuario, tendrás la posibilidad de hacer un seguimiento de quién es el propietario de cada conversación, a la vez que proporcionas una experiencia coherente y positiva al cliente. Puedes traspasar fácilmente una conversación a un colega simplemente reasignando la conversación, lo que es muy útil si necesitas escalar un cliente a un gerente o a un miembro del equipo más apropiado. 

Hay dos lugares donde puedes asignar una conversación:

1. Desde la Bandeja de entrada: Pasa el ratón por encima del icono de usuario situado junto al nombre del remitente en la Bandeja de entrada, luego haz clic en el icono de tres puntos para acceder un menú y seleccionar un nombre de usuario en el desplegable.

2. Desde dentro de la Conversación: Selecciona la conversación que quieras asignar, luego, justo encima de la ventana de la conversación, en el lado derecho, haz clic en la flecha del campo Asignado y selecciona un nombre de usuario en el desplegable.

Filtro de asignación

Si tienes muchos usuarios que gestionan muchas conversaciones, el filtro de asignación puede cambiar las reglas del juego al facilitar a los usuarios la búsqueda y gestión de las conversaciones de las que son responsables.

Si se ha asignado una conversación a un usuario, habrá una insignia con las iniciales del usuario a la derecha del nombre del destinatario. Para filtrar la bandeja de entrada por el usuario asignado, sólo tienes que mirar debajo de la pestaña Abrir y hacer clic en la flecha que hay junto a donde pone Todos, después selecciona un nombre en el desplegable:

Notificaciones de asignación

Activar las notificaciones de la bandeja de entrada significa que el miembro del equipo asignado recibe una notificación instantánea cuando se recibe un nuevo mensaje como parte de ese hilo de mensajes (siempre que haya iniciado sesión en el hub, por supuesto), con lo que es mucho menos probable que se pierdan esas comunicaciones importantes. No hay ninguna fórmula especial para activar las notificaciones de asignación: sólo tienes que asegurarte de que están activadas las notificaciones habituales del escritorio, y el resto se hace solo.

Historial de asignaciones

Puedes seguir fácilmente quién de tu equipo dijo qué y cuándo, revisando el historial de asignados. Sólo tienes que desplazarte por el historial de conversaciones, y el nombre de cualquier miembro del equipo asignado a la conversación aparecerá incrustado allí mismo, en el hilo del mensaje:

Indicador de escritura en vivo

El indicador de escritura en vivo, en la parte inferior izquierda de la ventana de conversación, te permitirá saber en tiempo real si otro miembro del equipo ya está respondiendo a una conversación: 

Esto minimiza la posibilidad de que se envíen varias respuestas diferentes al mismo cliente.