La bandeja de entrada te permite ver todos los mensajes entrantes de los últimos 90 días, y es una forma muy eficaz de gestionar las conversaciones con tus contactos en tiempo real, para ofrecer una experiencia de compromiso orgánico a tus clientes. Echemos un vistazo...
- Navegar por tu bandeja de entrada.
- Navegar por tus conversaciones.
Bandeja de entrada del equipo: Si tu suscripción lo permite, tendrás acceso a las funciones de gestión de la bandeja de entrada de equipo. Entre ellas están la posibilidad de asignar conversaciones, ver el historial de propiedad de las conversaciones y un indicador de escritura en vivo.
Navegar por tu bandeja de entrada
La bandeja de entrada se encuentra en el menú principal, a la izquierda del hub de mensajería.
Cuando abras la bandeja de entrada, tendrá este aspecto:
Hay algunas funciones que te ayudarán a gestionar tu bandeja de entrada con eficacia:
1. Pestaña de mensajes abiertos: Es la pestaña por defecto donde se encuentran todos tus mensajes "abiertos" o "activos". Cuando hayas terminado una conversación y ya no quieras que aparezca en la pestaña de mensajes abiertos, puedes marcar el mensaje como cerrado.
2. Pestaña de mensajes cerrados: En esta pestaña se encuentran todos los mensajes "cerrados" o "archivados". Aunque se haya cerrado una conversación, puedes seguir enviando mensajes o recibiendo una respuesta. Cualquier nueva actividad en la conversación cerrada la moverá automáticamente de nuevo a tu pestaña de mensajes "abiertos".
3. Mensaje nuevo: Este botón abrirá un nuevo mensaje. Puedes escribir un número de teléfono o buscar un contacto guardado en el campo Para:. Si tienes una conversación abierta o cerrada con el destinatario de los últimos 90 días, el hub de mensajería mostrará automáticamente esa conversación y podrás retomarla donde la dejaste.
4. Filtro de asignaciones*: Puedes filtrar tu bandeja de entrada para todas las conversaciones, conversaciones que no están asignadas o conversaciones asignadas a usuarios concretos. Esto es especialmente útil cuando tienes varios usuarios, que pueden estar gestionando diferentes campañas, trabajando todos desde la misma cuenta del hub de mensajería.
5. Todo leído: Utiliza el icono de tres puntos para "Marcar todo como leído" o para "Cerrar todo lo leído". Al seleccionar cerrar se moverán todas las conversaciones leídas a la pestaña de mensajes "Cerrados".
6. Filtro de estado de lectura: Filtra tus conversaciones sólo por "Mensajes no leídos". Esto es útil cuando gestionas campañas más grandes y necesitas identificar rápidamente los mensajes que requieren una respuesta. Puedes seleccionar "Todos" para eliminar este filtro y volver a todos los mensajes.
7. Campo de búsqueda de la bandeja de entrada: Puedes buscar en tu bandeja de entrada conversaciones relacionadas con contactos específicos, números o palabras claves, introduciendo la información aquí y pulsando el icono de búsqueda.
8. Asignar usuario*: Puedes utilizar el botón de tres puntos para asignar y cambiar la asignación de un usuario concreto para que gestione la conversación. Si ya se ha asignado un usuario, el icono del usuario se sustituirá por las iniciales del usuario asignado.
*Asignación de conversaciones
Debemos indicarte que la función para asignar conversaciones sólo está disponible en Planes específicos, por lo que si no puedes ver esta función en tu bandeja de entrada, lo más probable es que tengas que actualizar tu Plan para tenerla activada. La buena noticia es que, si quieres saber más sobre las funciones de la bandeja de entrada de equipo, puedes ir a este artículo donde te lo explicamos con más detalle.
Navegar por tus conversaciones
Si tienes algún mensaje sin leer en tu bandeja de entrada, se mostrará una bandera en dos lugares:
- En el panel de navegación izquierdo: La bandera junto a "Bandeja de entrada" en el menú principal indicará el número de contactos con mensajes sin leer.
- En la Bandeja de entrada: La bandera que aparece junto al remitente indicará el número de mensajes no leídos en su conversación.
Puedes configurar las notificaciones de escritorio para que te avisen de cada nuevo mensaje entrante, consulta este artículo para saber cómo hacerlo.
Para abrir una conversación, simplemente haz clic en ella y el hilo de mensajes se abrirá a la derecha y tendrá este aspecto:
Hay más funciones que te ayudarán a gestionar la conversación:
1. Campo Asignado*: Utilízalo para ver o cambiar el usuario asignado a la conversación.
2. Campo de búsqueda: Puedes buscar información específica en la conversación. Esto es especialmente útil cuando necesitas volver atrás y encontrar mensajes concretos que contengan información importante como, por ejemplo, números de referencia o direcciones de email.
3. Botón Cerrar conversación: Este botón cerrará la conversación y la moverá de tu bandeja de entrada de conversaciones "Abiertas" a tu bandeja de entrada de conversaciones "Cerradas". Si quieres reabrir la conversación, localiza el mensaje en la pestaña cerrada y selecciona el mismo botón: la etiqueta del botón dirá ahora "Abrir conversación". Cualquier actividad de entrada o salida en la conversación también la reabrirá automáticamente y la moverá a la pestaña de conversaciones abiertas.
4. Contraer y Expandir la ventana del perfil del contacto: La ventana del perfil de contacto es esencialmente un acceso directo a la información que has guardado en la sección principal de contactos del hub de mensajería. Puedes utilizar esta ventana para crear un nuevo contacto utilizando el número de teléfono del remitente/destinatario del mensaje si no está ya guardado, y luego rellenar los campos adicionales y pulsar Guardar en la parte inferior derecha. Si el contacto ya existe y necesitas actualizar o editar los detalles, puedes activar el botón situado junto a Modificar, realizar los cambios y pulsar Guardar.
| Nota: Si el contacto responde a un mensaje con una de tus palabras claves para darse de baja (y tienes activada la función de Bajas automáticas en los ajustes de la cuenta), se dará de baja automáticamente y no podrás enviarle más mensajes sin volver a suscribir primero al contacto. |
5. Nombre de la difusión: Si un mensaje se envía como parte de una difusión, el nombre de la difusión se mostrará encima del mensaje para que puedas ver fácilmente a qué difusiones están respondiendo tus contactos. Cuando envíes una difusión a varios contactos, el mensaje aparecerá automáticamente en la ventana de conversación de cada destinatario individual, y cualquier respuesta entre tú y cada destinatario seguirá siendo específica de ese contacto (es decir, que responder a una respuesta de un contacto sólo irá a ese contacto que te envió la respuesta, y no a toda la lista de contactos).
6. Ventana de conversación: Los mensajes salientes están coloreados y aparecen a la derecha, y los mensajes entrantes aparecen a la izquierda en gris. Al pasar el ratón por encima de un mensaje entrante, verás que aparecen tres puntos junto a él. Al hacer clic en ellos, aparecerá la opción de marcar un mensaje como no leído:
Esto es especialmente útil si tienes varias personas gestionando la misma bandeja de entrada y quieres que otra persona esté al tanto de este mensaje, o si simplemente quieres dejarlo sin leer para recordarte a ti mismo que requiere atención más adelante.
7. ID de remitente: Si tienes más de un ID de remitente configurado para tu cuenta, puedes utilizar este cuadro desplegable para especificar desde cuál quieres enviar tu mensaje. No tienes que elegir un número cada vez que envíes un mensaje, el sistema lo enviará automáticamente desde tu ID de remitente predeterminado. Si quieres cambiar tu ID de remitente predeterminado, este artículo puede guiarte por los pasos a seguir. Si envías a través del grupo de números compartidos, aunque el destinatario reciba cada mensaje desde un número diferente, la conversación permanecerá en un único hilo en tu bandeja de entrada.
8. Plantillas: Si tienes alguna plantilla guardada, puedes seleccionarla desde aquí para añadirla a tu mensaje.
9. Emojis: Utiliza este botón para incluir emojis en tu mensaje. Es importante recordar que los emojis están clasificados como Unicode y afectarán al número de caracteres que utiliza tu mensaje.
10. Ventana de contenido del mensaje: Sólo tienes que hacer clic en cualquier lugar del recuadro para colocar el cursor y empezar a redactar tu mensaje, o puedes añadir una plantilla utilizando el desplegable de arriba.
11. Contador de caracteres: Utiliza este contador para saber cuántos caracteres utiliza tu mensaje.
12. Botón Adjuntar MMS: Utiliza este botón para enviar un mensaje MMS (con una imagen). Se admiten archivos en formato .jpg, .png y .gif, de hasta 410 KB de tamaño.
13. Botón Programar Envío: Utiliza este botón para programar el envío de tu mensaje 1:1 para una hora/fecha posterior.
14. Botón Enviar: Este botón estará en gris hasta que rellenes la ventana de contenido del mensaje, una vez que hayas escrito tu mensaje (o seleccionado una plantilla), podrás pulsarlo para enviar tu mensaje.